Документ предоставлен КонсультантПлюс
Организации в своей деятельности часто используют собственный или арендованный автотранспорт. Управляют автомобилями собственные сотрудники. Как оформить использование служебного автотранспорта сотрудниками? Какие требования предъявляются к сотрудникам, управляющим корпоративным автомобилем? Нужно ли заполнять путевые листы? Как учесть затраты на служебный автотранспорт?
Определяем правила использования
корпоративного автотранспорта
Организация может купить или арендовать автомобиль и использовать его в своей деятельности. Перед тем как предоставить служебный автомобиль своему сотруднику, надо определить, кто и на каких условиях будет им пользоваться <1>.
Если автомобилей у организации немного, то условия их использования можно прописать в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с конкретным сотрудником <2>. Однако это может быть не всегда удобно, так как для внесения изменений в трудовой договор, касающихся использования авто, сотрудника придется письменно уведомлять о предстоящих изменениях за 2 месяца и указывать их причины.
Поэтому удобнее разработать локальный нормативный акт, например положение об использовании служебного транспорта (в том числе и в ситуации, когда у организации целый автопарк) <3>. И в нем все подробно прописать, в частности:
— категории сотрудников, которые могут использовать служебный автотранспорт;
— цели использования автотранспорта;
— расходы, которые оплачивает организация в зависимости от класса автомобиля и категории сотрудника, а также их размеры. Например, расходы на ремонт автотранспорта и его техобслуживание, затраты на ГСМ;
— политику организации в отношении ДТП (кто и в каком порядке будет возмещать ущерб пострадавшим);
— порядок уплаты штрафов за нарушение работником ПДД;
— порядок отчетности об использовании автомобиля (правила оформления путевых листов, авансовых отчетов).
Дополнительно можно прописать правила эксплуатации автомобиля (если это для организации актуально), например разрешение/запрет:
— на использование служебного автомобиля в личных целях;
— выезд за пределы региона — места нахождения организации;
— парковку автомобиля вне охраняемых стоянок;
— использование неисправного автомобиля;
— передачу автомобиля третьим лицам.
Приведем фрагмент такого положения.
2.1. Служебный автотранспорт используется сотрудниками организации только для целей, связанных с исполнением должностных обязанностей.
2.2. С целью оперативного решения служебных вопросов, связанных с исполнением должностных обязанностей, сотрудники организации могут использовать служебный автотранспорт в нерабочее время, в выходные, праздничные дни.
2.3. Право на управление автомобилем имеют:
— сотрудник в должности водителя;
— сотрудник в другой должности, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль.
2.4. Общим условием допуска сотрудника к управлению служебным автомобилем является наличие у него водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля.
2.5. На всех лиц, указанных в п. 2.3, оформляется путевой лист. Путевой лист выписывается на автомобиль перед выездом.
2.6. В случае использования автотранспорта сверх установленного режима работы, а также срочных выездов сотрудник делает запись в путевом листе.
2.7. Движение автомобилей в пределах Ленинградской области осуществляется по служебной необходимости, выезд автомобиля за пределы осуществляется только с оформлением служебной командировки.
2.8. Оставление автомобиля без присмотра, парковка вне охраняемых стоянок запрещаются.
С положением сотрудников необходимо ознакомить под подпись <4>. Также нужно оформить приказ о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником. В нем важно указать, кому и какой автомобиль (марка, госномер) будет предоставлен, а также на какой срок.
Передачу автомобиля оформляют актом приема-передачи. В нем нужно указать документы (например, свидетельство о госрегистрации автомобиля, бумажный страховой полис) и оборудование (аптечка, огнетушитель, аварийный знак, домкрат, насос), которые передаются вместе с автомобилем.
———————————
<1> п. 2 ст. 209 ГК РФ.
<2> статьи 57, 72, 74 ТК РФ.
<3> статьи 8, 22, 248 ТК РФ.
<4> ст. 22 ТК РФ.
Оформляем сотрудника,
который будет управлять служебным автомобилем
Управлять корпоративным автомобилем может водитель, принятый на работу в организацию, или любой другой сотрудник, работа которого носит, например, разъездной характер.
Если служебным автомобилем будет управлять водитель, то эта его трудовая функция (управление корпоративным автомобилем) будет закреплена в трудовом договоре с ним.
Напомним, что к водителям автомобилей при приеме на работу предъявляются повышенные требования. В частности, водители должны иметь достаточные квалификацию и опыт работы, водительское удостоверение определенной категории, нужный стаж вождения, проходить профессиональный отбор и профессиональное обучение, а также обязательный предварительный медосмотр <5>. В трудовой договор с водителем надо включить условие о разъездном характере работы, указав территорию разъездов. О разъездном характере работы мы писали также в ГК, 2025, N 4, с. 24.
Справка
Сотрудник, которому для работы предоставляется служебный автомобиль, должен иметь российское водительское удостоверение (за исключением граждан Киргизии и стран, где русский является официальным языком) <6>. За его отсутствие штраф в размере 50 000 руб. заплатит директор, а от 5 000 до 15 000 руб. — сам сотрудник <7>.
При заключении трудового договора с водителем особое внимание уделяется не только трудовым функциям и характеру работы, но и режиму труда и отдыха (он имеет свои особенности) <8>.
Если автомобилем будет управлять любой другой сотрудник организации (например, сам директор, менеджер, курьер или бухгалтер), то указывать в трудовом договоре, что управление автомобилем — это его трудовая функция, не надо. В должностных обязанностях такого сотрудника лучше закрепить только трудовые функции по его должности. Поэтому при приеме его на работу соблюдение «водительских» правил не требуется.
От того, кто именно будет управлять корпоративным автомобилем (водитель или другой сотрудник организации), будут зависеть правила оформления отчетности по результатам поездок для отражения затрат на служебный автотранспорт. А значит, будут зависеть и требования к их соблюдению со стороны проверяющих (ИФНС, Роструда, ГИБДД и Ространснадзора). Например, отсутствие в штатном расписании водителей подтверждает, что организация не занимается ни перевозкой грузов, ни перевозкой пассажиров <9>. А значит, оформлять путевой лист необязательно.
К сведению
О порядке оформления ДТП, в которое попал служебный автомобиль, читайте: 2024, N 13, с. 31.
Об учетных нюансах возмещения при ДТП служебного автомобиля мы писали: 2024, N 13, с. 33.
———————————
<5> ст. 328 ТК РФ; Приказ Минтранса от 31.07.2020 N 28.
<6> п. 13 ст. 25 Закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ.
<7> ст. 12.32.1, п. 1 ст. 12.7 КоАП РФ.
<8> приложение к Приказу Минтранса от 16.10.2020 N 424.
<9> Апелляционное определение Мосгорсуда от 18.09.2018 N 33а-6141/2018.
Заполняем отчетность об использовании
автомобиля организации
Чтобы при расчете налога учесть расходы на корпоративный автотранспорт, нужно подтвердить их производственную направленность — то есть то, что транспортное средство использовалось именно в служебных целях <10>.
Если организация занимается перевозкой пассажиров и/или грузов — фактически использует автомобиль для их перевозки (в том числе и для собственных нужд), то оформлять путевые листы необходимо <11>. Путевой лист — это первичный документ. Он нужен для учета работы автотранспорта и труда водителя.
Если корпоративный автомобиль использует сотрудник организации для выполнения своих служебных обязанностей (пассажиров и грузы он не перевозит), то путевой лист составлять необязательно.
Для отчетности можно использовать любой другой документ (маршрутный лист, справку или отчет о перемещениях автомобиля и пройденном им пути) или самостоятельно разработанный документ, оформленный в соответствии с требованиями законодательства (то есть имеющий все необходимые реквизиты).
Производственный характер поездки можно подтвердить, например, данными системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или других систем, которые позволяют определить маршрут автомобиля и количество израсходованного топлива <12>.
Однако и в случае, когда сотрудник выполняет свои обязанности, не связанные с перевозкой пассажиров и грузов, удобно воспользоваться путевым листом. Ведь в нем указывается вся необходимая для подтверждения расходов информация (маршрут движения автомобиля, показания одометра и расход топлива). О том, как оформлять путевой лист, мы писали подробно в ГК, 2025, N 14, с. 87.
Напомним, что если сотрудник, управляющий корпоративным автомобилем, не работает в качестве водителя транспортного средства, то проходить предрейсовые медосмотры и проставлять отметки в путевом листе об их прохождении не требуется. Поэтому так важно грамотно составить кадровые документы. А в самостоятельно разработанной форме путевого листа не следует указывать сотрудника, использующего служебный автомобиль для выполнения своих должностных обязанностей, как водителя. Лучше указать его непосредственную должность (директор, менеджер или торговый представитель).
Если автотранспорт не используется для перевозки пассажиров и грузов, то проводить предрейсовый/предсменный контроль техсостояния автомобиля и проставлять об этом отметки в путевом листе также необязательно. Для предотвращения аварии из-за неудовлетворительного технического состояния автомобиля достаточно проводить техобслуживание в сроки, установленные заводом-изготовителем, и проходить периодический техосмотр <13>.
———————————
<10> п. 1 ст. 252 НК РФ.
<11> ч. 1 ст. 6 Закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ; п. 10 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390.
<12> Письма Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354; УФНС от 09.07.2019 N 16-15/116577@; ФНС от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848.
<13> п. 1 ст. 20 Закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ; ст. 15 Закона от 01.07.2011 N 170-ФЗ.
Учитываем затраты на служебный автотранспорт
Налог на прибыль и УСН с объектом «доходы минус расходы». Расходы на содержание служебного автотранспорта (на ГСМ и прочие расходные материалы, на ремонт и техобслуживание) можно учесть в «прибыльных» целях при наличии документального подтверждения того, что автомобили используются для служебных целей <14>. При УСН с объектом «доходы минус расходы», в отличие от налога на прибыль, расходы еще должны быть и оплачены <15>.
Нормировать расходы на ГСМ необязательно <16>. Их стоимость можно учесть полностью.
Вместе с тем если организация установила собственные нормы ГСМ для контроля за их использованием, то сверхнормативный расход в налоговых целях можно:
— или включить в расходы как обычно, если расход обоснован <17>;
— или учесть во внереализационных расходах вместе с признанием в доходах суммы возмещения ущерба виновным в перерасходе/хищении ГСМ лицом <18>;
— или учесть во внереализационных расходах, если не установлено виновное в хищении ГСМ лицо. В этом случае отсутствие виновного лица нужно документально подтвердить, например постановлением о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением виновных лиц <19>;
— или не признавать в расходах, если превышение норм не обосновано или отсутствие виновного лица не подтверждено <20>. При УСН в этом случае учтенную в расходах на дату оплаты стоимость сверхнормативных ГСМ придется восстановить.
Затраты по обязательному или добровольному страхованию служебного автотранспорта, включая расходы по его страхованию от угона и ущерба (каско), а также гражданской ответственности владельцев ТС (ОСАГО) учитываются в налоговых целях <21>.
Бухучет. Затраты на приобретение ГСМ и прочих материалов для служебного автотранспорта признаются расходами по обычным видам деятельности, если автомобили используются при производстве и/или реализации продукции, товаров, работ, услуг <22>. И учитываются на счетах затрат в зависимости от того, каким подразделением в организации используется автомобиль, — по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу».
Если транспортное средство не используется в процессе производства и/или реализации продукции, товаров, работ, услуг организации, то расходы на его содержание признаются прочими расходами <23>. Их надо учитывать по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».
* * *
Если служебный автомобиль сотрудник использовал в личных целях, то признать в налоговом учете расходы на его содержание организация не сможет. При использовании корпоративного автотранспорта как для служебных, так и для личных целей сотрудников необходимо установить порядок разделения расходов. Такое разделение лучше предусмотреть на этапе оформления путевых листов (прочей отчетности) на служебные поездки.
———————————
<14> п. 1 ст. 252, подп. 2 п. 1 ст. 254, ст. 260, подп. 11, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<15> подп. 3, 5, 12, 45 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
<16> Письмо Минфина от 24.09.2024 N 03-03-06/1/91832.
<17> Письмо УМНС по г. Москве от 05.02.2003 N 26-12/7430.
<18> подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 07.03.2018 N 03-03-06/2/14611.
<19> подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 20.08.2019 N 03-03-06/1/63646.
<20> Определение ВАС от 09.07.2012 N ВАС-8327/12.
<21> п. 1 ст. 263, подп. 7, 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 20.11.2019 N 03-03-06/1/89821.
<22> пп. 5, 7 ПБУ 10/99.
<23> п. 4 ПБУ 10/99.
Н.Н. Катаева
Ведущий эксперт
Подписано в печать
06.02.2026
Документ в СПС КонсультантПлюс: Статья Катаевой Н.Н.: У организации есть автомобиль: как оформить его использование сотрудником
