Документ предоставлен КонсультантПлюс
Тему «уместности-неуместности» проведения корпоративных мероприятий в нынешнее не самое спокойное время мы, разумеется, муссировать не будем. Раз «не запрещено», то этот вопрос каждый решает для себя сам. Вместо этого поговорим о рисках при планировании корпоративного праздника с практической, а не с «морализаторской» позиции.
Совсем скоро наступит пора новогодних корпоративов, а значит, и время повышенных рисков, связанных с организацией праздников.
Мы отобрали три ошибки, часто допускаемые при планировании корпоративов, на которые не все руководители и юристы обращают внимание, но которые в итоге могут привести к серьезным проблемам. Разберемся, какие меры стоит принять, чтобы избежать рисков, оградить себя, руководство и компанию от неблагоприятных последствий и со спокойной душой насладиться праздником.
- Не обеспечиваются разумные меры безопасности на мероприятии
Из-за необеспечения должного уровня безопасности возможны риски причинения ущерба здоровью, имуществу сотрудников и гостей корпоратива и, как следствие, взыскание ущерба, требование компенсации морального вреда с организации-устроителя.
Развлекательные мероприятия бывает сложно контролировать, отслеживать соблюдение техники безопасности, поведение участников и т.п.
Потому иногда корпоратив проходит не по сценарию: искры от бенгальского огня могут обжечь сотрудникам глаза, кто-нибудь может подвернуть ногу из-за нагромождения оборудования, подготовленного для праздничной части, а коллеги навеселе могут затеять драку.
В любой ситуации независимо от случившегося пострадавший может обратиться в суд с иском к компании — хозяйке корпоратива о компенсации причиненного вреда. А суд — удовлетворить иск полностью или частично в зависимости от обстоятельств и степени вины, действий сторон.
Например, как в ситуации ниже, когда организатор праздника не подумал проследить за действиями своей охраны.
Пример. Судебная практика
В суд обратилась сотрудница с иском к обществу о возмещении причиненного здоровью и имуществу ущерба. Пояснила, что во время новогоднего корпоратива, который проходил на территории ответчика, ее покусала сторожевая собака охраны, из-за чего ей был причинен легкий вред здоровью и была порвана норковая шуба. Из акта, составленного работодателем по результатам расследования несчастного случая, следовало, что:
— сотрудница об уходе домой предупредила начальника торгового отдела;
— предостережение о нахождении на территории служебной собаки проигнорировала;
— направилась к воротам, по дороге встретила собаку и, будучи в нетрезвом виде, стала подзывать ее и заигрывать, во время игры собака повалила женщину на землю и покусала;
— территорию общества сотрудница покинула самостоятельно.
Суд требования удовлетворил. Он отметил:
— ответчик, допустивший проведение группой людей (работниками и другими лицами) праздничного мероприятия на своей территории в нерабочее время, не принял должных мер для обеспечения безопасности граждан, находящихся на его территории, от случайного нападения охранной собаки, являющейся источником повышенного риска;
— истица получила травмы в результате укусов и ударов на территории ответчика;
— состояние алкогольного опьянения работницы работодателем в установленном порядке не фиксировалось, никакие меры работодателем к истице в связи с нахождением в состоянии алкогольного опьянения не принимались;
— также состояние алкогольного опьянения не зафиксировано и в медучреждении при обращении в травмпункт;
— каких-либо действий, которые могли бы спровоцировать нападение собаки, сотрудница не совершала, и обстоятельств допущения истицей грубой неосторожности установлено не было;
— закрепленный за собакой работник выгуливал ее без намордника и поводка.
Размер материального ущерба в размере почти 52 000 рублей был подтвержден отчетом об оценке (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 12.08.2020 N 88-18741/2020, 2-990/2019).
Обо всех причинах и обстоятельствах, послуживших основанием для обращения с указанным выше иском, как и о том, насколько адекватны и достаточны были предпринятые работодателем меры по обеспечению безопасности сотрудников и гостей корпоратива, судить сложно.
Однако приведенный пример — отличная иллюстрация того, что любое подобное мероприятие требует тщательной подготовки и планирования мер защиты гостей и других участников.
Среди них можно порекомендовать следующее:
— скорректировать работу охраны (например, убрать служебных собак с территории свободного доступа участников корпоратива или хотя бы проследить, чтобы они были на поводках, а сотрудники охраны — на посту, трезвы и следили за собаками);
— убрать препятствия в проходах, коридорах, кабинетах, залах и т.п.;
— обеспечить наличие планов эвакуации;
— избегать влажной уборки на скользких половых поверхностях накануне и во время корпоратива; до проведения мероприятия, если оно планируется на территории работодателя, осмотреть помещение и прилегающие к нему участки на предмет мест, которые могут стать потенциально опасными, в частности насколько безопасно будет гостям с учетом возможного распития алкогольных напитков, достаточно ли средств противопожарной защиты и т.п.;
— и, конечно, из праздничной программы лучше исключить развлечения, связанные с повышенной опасностью, особенно те, которые недопустимы по технике безопасности в закрытых помещениях, а в отношении остальных, допустимых, как минимум предпринять повышенные меры защиты.
Это позволит снизить риски трагических поворотов.
Пример. Судебная практика
Во время корпоратива проводилась развлекательная программа «Горящий бар» — на стойке бара поджигалась горючая жидкость, которая попала на одежду, волосы и тело одной из присутствовавших и воспламенилась.
В результате пострадавшая получила ожоги, ей был причинен вред здоровью средней тяжести.
Суд удовлетворил требования о возмещении причиненного вреда (стоимость лечения), поскольку ответчик допустил нарушения техники безопасности, противопожарных норм.
Вопреки установленному противопожарными нормами требованию он использовал открытый огонь в закрытом помещении, не обеспечил безопасность граждан.
Также с учетом травм, необходимости длительного лечения и реабилитации с ответчика взыскали 500 000 рублей компенсации морального вреда (Определение Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 13.05.2021 по делу N 88-2175/2021).
И хотя ответчик в рассмотренном выше деле — развлекательное учреждение, на территории и силами которого проводился корпоратив, этот пример актуален для всех.
Ведь подобные развлечения используются и в рамках корпоративов на территории работодателя: огненные шоу и даже фейерверки в закрытых помещениях или на ограниченных пространствах внутренних территорий/дворов чреваты плачевными последствиями.
В погоне за красочностью надо всегда помнить о рисках для жизни и здоровья сотрудников и гостей, а также о финансовых последствиях для организации — устроителя торжества.
Рекомендуем заранее составлять программу праздника и поручить ответственному лицу, юристу, сотруднику службы безопасности и другим специалистам в соответствии с их компетенцией проверить соответствие развлекательных мероприятий правилам техники безопасности, противопожарным и другим требованиям.
- Не оформляются документы, подтверждающие расходы на проведение корпоратива
Компания может оказаться не в состоянии подтвердить расходы на проведение праздничных мероприятий и их обоснованность по разным причинам: вследствие отсутствия договора и первичных документов, фиксирующих расходы, либо когда имеющиеся бумаги не позволяют точно установить дату осуществления и конкретный размер расходов.
В итоге организация и ее руководитель впоследствии не смогут обосновать реальность произведенных расходов.
А это приводит к риску привлечения к ответственности при недоказанности расходов как для самой организации, например со стороны налоговой инспекции (штраф, а также пени и доначисление налогов), так и для ее руководителя — в случае последующего банкротства компании и пр.
Например, претензии могут возникнуть у ИФНС во время проверки, если организация уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на новогодний корпоратив, оформит вычет по НДС и не может обосновать право на такое уменьшение и/или подтвердить реальность расходов, правомерность вычетов.
Пример. Судебная практика
Налоговая инспекция провела выездную проверку общества и по итогам вынесла решение о доначислении налога на прибыль, пеней и наложении штрафа за неуплату налога.
В вину налогоплательщику поставили то, что он:
— уменьшил налогооблагаемую базу на сумму расходов на проведение новогодних и иных корпоративов, но не доказал, что данные затраты были связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (в том числе являлись представительскими расходами);
— а также в ряде случаев не подтвердил первичными документами сам факт несения соответствующих расходов.
Общество оспорило решение, но суд встал на сторону налоговиков, отметив, что затраты на проведение корпоративных мероприятий, организацию питания, проведение новогоднего банкета не могут быть признаны в целях исчисления налога на прибыль представительскими расходами.
Общество приобщило фотографии и документы к материалам дела, но они не стали доказательствами наличия у него затрат на проведение официальных приемов, переговоров, встреч и иных мероприятий, поскольку невозможно было установить, какое мероприятие проводилось, время, место проведения, участников встреч, сумму затрат.
Также не получилось соотнести представленные фотографии с расходами, заявленными налогоплательщиком в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.06.2019 N Ф02-3336/2019 по делу N А10-5269/2018).
Кроме того, с руководителя организации (в том числе бывшего) могут быть взысканы убытки на сумму расходов по проведенным мероприятиям, если суд придет к выводу об их необоснованности, отсутствии доказательств встречного исполнения, подтверждения расходов.
Пример. Судебная практика
Требование общества о взыскании с бывшего руководителя причиненных организации убытков было удовлетворено в судебном порядке. Среди прочего судьи обратили внимание на суммы наличных денежных средств, выданных под авансовый отчет на приобретение мебели, проведение новогодних корпоративов, праздничных мероприятий.
При этом доказательства реальности исполнения (встречного исполнения) отсутствовали: либо заказанные мероприятия (работы) не были проведены (выполнены), либо оказались выполнены иными лицами.
В итоге суды:
— пришли к выводу, что ответчица ненадлежаще исполняла возложенные на нее обязанности гендиректора общества;
— установили наличие неразумности и недобросовестности ее действий (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 10.06.2022 N Ф06-499/2021 по делу N А65-27437/2019, Определением Верховного Суда РФ от 03.10.2022 N 306-ЭС21-6670 отказано в передаче дела для пересмотра).
Чтобы избежать или минимизировать подобные риски, надо всегда обращать внимание на документальное оформление расходов на корпоративы:
— все траты должны подтверждаться соответствующими договорами, первичными документами, при необходимости — приказами (распоряжениями), служебными (докладными) записками, планами и программами мероприятий, сметами, заявками и т.п.;
— рекомендуем отслеживать заполнение всех необходимых реквизитов документов, особое внимание уделить проставлению дат, наличию подписей и оттисков печати (если она используется в компании), указанию в тексте «оправдательного» документа на цель и суть расходов.
Также можно сохранять фото- и видеохронику праздников, если есть такая возможность.
- Не учитываются возможности заказчика и условия договоров с организаторами корпоративов
Корпоратив может организовываться как собственными силами, так и силами сторонних организаций. И в случае если компания передумает проводить корпоратив, существует большой риск остаться без возврата аванса, внесенного по договору с компанией — организатором мероприятия.
В последнем случае надо внимательно читать заключаемый договор: нередко условия предусматривают уплату аванса, который при отказе от проведения мероприятия исполнитель может уменьшить на сумму понесенных расходов, и/или неустойки (штрафа) за досрочный отказ от договора.
При этом последствия и сумма удержания часто зависят от даты, до которой произошел отказ. В этом случае можно остаться без аванса, мероприятия, да еще понести расходы на судебное разбирательство!
Пример. Судебная практика
Общество обратилось в суд с иском о взыскании задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами общим итогом более 430 000 рублей. Оно пояснило, что между ним и ответчиком был заключен договор на проведение мероприятия — новогоднего корпоратива, — по условиям которого исполнитель обязался предоставить соответствующее помещение и организовать проведение и обслуживание мероприятия. По договору предусматривалась предоплата, внесенная истцом. Впоследствии истец отказался от идеи проведения корпоратива, уведомил об этом ответчика, потребовав вернуть аванс, но ответчик требование проигнорировал.
Суд в иске отказал, указав, среди прочего, следующее.
Исходя из статей 329, 421, 782 ГК РФ стороны в договоре были вправе согласовать выплату компенсации за досрочное расторжение договора по инициативе одной из сторон в зависимости от обстоятельств, послуживших основанием к отказу от договора.
В пункте 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 N 16 «О свободе договора и ее пределах» указано, что односторонний отказ от договора может быть обусловлен необходимостью выплаты определенной денежной суммы другой стороне.
Условиями договора такую выплату стороны согласовали: при отказе до июня — без штрафа, впоследствии — в размере 100% от уплаченной или итоговой суммы в зависимости от даты, до которой сделан отказ.
В случае отказа от мероприятия сумма аванса не возвращалась и удерживалась исполнителем как неустойка за несоблюдение заказчиком обязательств.
В этих обстоятельствах действия ответчика были правомерны, тем более что с учетом принципа свободы договора стороны добровольно согласовали такие условия.
При этом, как пояснил ответчик, они, с учетом партнерских отношений с истцом, решили не удерживать иные суммы, предусмотренные договором, а ограничились только авансом (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 09.11.2015 N Ф05-11570/2015 по делу N А40-175444/14).
Здесь совет один: заключая договор на проведение корпоратива, надо тщательно анализировать все его условия, потому что обстоятельства могут сложиться как угодно и впоследствии вы можете быть заинтересованы в расторжении договора.
Поэтому лучше, чтобы это было сделано на максимально выгодных для вас условиях.
Вместо эпилога
Конечно, с учетом множества дел, загруженности, многозадачности не всегда можно своевременно и в полной мере продумать и организовать все «от и до».
Однако в качестве обязательного минимума рекомендуем следующее:
- До проведения корпоратива на собственной территории постарайтесь продумать, как соблюсти баланс между интересами обеспечения безопасности гостей, соблюдения требований руководства к зрелищности мероприятия и организации празднования. По возможности, подкорректируйте регламент охранных мероприятий (см. приведенный выше пример с собакой, напавшей на участницу корпоратива), проследите за наличием достаточного количества противопожарных средств, указателей с планами на случай экстренной эвакуации, обеспечьте свободный проход по коридорам, холлам и путям эвакуации, исключите из программы опасные развлечения: огненные шоу, фейерверки, «горящие бары», если не получается обеспечить их безопасное проведение. Если в рамках развлекательной программы приглашаются сторонние организации и отдельные специалисты, убедитесь в наличии у них соответствующего опыта, разрешений, ознакомитесь с репутацией, отзывами в Сети, проверьте их на участие в судебных тяжбах и т.п. Наконец, как это ни банально звучит, оформите проведение с сотрудниками инструктажа по технике безопасности и правилам поведения на корпоративе.
- Позаботьтесь о правильном документальном оформлении мероприятий, связанных с корпоративом:
— издайте соответствующий приказ (распоряжение) о проведении корпоратива и его подготовке;
— назначьте ответственное лицо, а еще лучше — создайте ему в помощь комиссию по подготовке и проведению мероприятия;
— утвердите регламент и программу проведения корпоратива, смету расходов на него.
Отследите своевременное и полное оформление всех договоров и первичных учетных документов, чтобы в них отражалась даты, содержание соответствующих фактов хозяйственной жизни, обоснование по ним и т.п.
Если к проведению праздничных мероприятий и работ по подготовке к нему привлекаются сторонние лица или сотрудники компании, позаботьтесь, чтобы соответствующие отношения тоже оформлялись документально. Ну, и при заключении любых договоров обязательно привлекайте юристов, бухгалтеров, сотрудников службы безопасности и иных профильных специалистов, чтобы отследить «узкие» места и опасные для компании и ее руководства условия.
- Рассчитывайте траты, финансовые и временные, для проведения корпоратива заранее. Конечно, не всегда возможно просчитать риски, поэтому желательно сформировать резервы для проведения корпоратива.
Внимательно отслеживайте соблюдение условий договоров по организации мероприятия, чтобы не нарваться на штрафные санкции при их досрочном расторжении, избежать судебных споров.
Если какие-то условия вас не устраивают, нужно еще на стадии переговоров попробовать их изменить, хотя, конечно, это удается не всегда, так как исполнители тоже страхуются от рисков.
Но если вы видите, что возможный контрагент настаивает на заключении договора с явным перекосом только в его пользу, то лучше найти кого-то другого.
В любом случае внимательное отношение к условиям договора при его заключении помогает правильно спланировать действия по его исполнению, выстроить стратегию дальнейших взаимоотношений с контрагентом. По возможности, старайтесь не отменять запланированные и обещанные сотрудникам и приглашенным лицам праздничные мероприятия, если нет существенных оснований (таких, как, например, были в пандемию).
Дело в том, что отмена ожидаемых корпоративных празднеств может негативно повлиять на климат в рабочем коллективе; не исключено, что сотрудники воспримут это как сигнал о наличии проблем в компании.
Редакция «ПБ»
Документ в СПС КонсультантПлюс:
Как компании отпраздновать Новый год и не нажить проблем
(«Практическая бухгалтерия», 2023, N 11)