Охрана труда. В каком порядке осуществляется возврат спецодежды при увольнении работника

Документ предоставлен КонсультантПлюс

Работник возвращает спецодежду, как правило, в день увольнения. Но желательно, чтобы он сделал это заранее, например накануне, потому что вам нужно определить процент износа спецодежды, оформить необходимые документы.

Получив от работника спецодежду, зафиксируйте в специальном разделе личной карточки учета выдачи СИЗ, в частности: дату возврата, количество спецодежды, процент износа. Если спецодежда испорчена, рекомендуем составить акт.

Если работник не вернул (испортил) спецодежду, предложите ему возместить ее стоимость с учетом износа. Если он отказывается, вы можете взыскать ущерб, кроме некоторых случаев (например, если она испорчена, потому что вы не обеспечили должное хранение).

1. В какой срок работник должен вернуть спецодежду при увольнении

Работник должен при увольнении вернуть вам спецодежду, которую вы ранее выдавали ему для работы.

Конкретный срок возврата законом не установлен. Как правило, работник возвращает спецодежду в день увольнения. Но желательно, чтобы он сделал это заблаговременно, потому что вам нужно определить процент износа спецодежды, оформить необходимые документы.

Например, если в день увольнения работник не будет выполнять те трудовые обязанности, для которых необходима спецодежда, то вернуть ее он может и накануне.

Вы можете прописать срок возврата работниками спецодежды в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как оформить выкуп работником спецодежды при увольнении

Трудовой кодекс РФ этот вопрос не регулирует. Чтобы оформить выкуп спецодежды, которую работник желает приобрести в собственность, заключите с ним договор купли-продажи в порядке, предусмотренном гражданским законодательством (п. 2 ст. 218, п. 1 ст. 454 ГК РФ).

Обратите внимание, что граждане и организации свободны в заключении договора. Понудить работника выкупить спецодежду вы не вправе (п. 1 ст. 421 ГК РФ).

По общему правилу заключить договор нужно в письменной форме. Соблюсти письменную форму можно разными способами (пп. 1 п. 1 ст. 161, ст. 434 ГК РФ). Лучше составить договор в виде единого документа, подписанного сторонами.

Чтобы договор купли-продажи считался заключенным, нужно согласовать все его существенные условия (п. 1 ст. 432 ГК РФ). В частности, опишите характеристики одежды: ее вид (куртка, комбинезон, полуботинки и т.п.), цвет, наименование производителя, модель, размер и т.п. Можно привести ссылку на документ, которым спецодежда закреплена за работником, зафиксировать состояние спецодежды на момент заключения договора.

Цену договора купли-продажи стороны определяют по своему усмотрению (п. 4 ст. 421, п. 1 ст. 485 ГК РФ).

Согласуйте срок и порядок оплаты по общим правилам. Например, можно установить, что работник вносит оплату наличными в кассу организации в день увольнения.

Поскольку отношения по выкупу спецодежды являются гражданско-правовыми, не рекомендуем включать в договор купли-продажи условие о том, что оплата удерживается из зарплаты работника. Обязанность по выплате зарплаты возникает в рамках трудовых отношений. Удержание оплаты по гражданско-правовому договору не названо в ч. 2 ст. 137 ТК РФ в числе допустимых. Такое условие может порождать споры о его правомерности. Кроме того, нарушение порядка удержания влечет риски для работодателя.

Если спецодежда находится у вас, оформите ее передачу работнику актом или иным документом, в котором будет зафиксирован факт передачи. По умолчанию именно в момент передачи спецодежды право собственности на нее перейдет к работнику. Если спецодежда уже у работника, она будет считаться переданной ему с момента заключения договора купли-продажи (п. 1 ст. 223, п. 2 ст. 224 ГК РФ). В последнем случае вы можете указать в договоре, что одежда уже находится у работника и оформление документов о передаче не требуется.

2. Как определить процент износа спецодежды, возвращенной работником при увольнении

Процент износа спецодежды устанавливает уполномоченное вами должностное лицо или комиссия по охране труда организации (при наличии), что следует из п. 22 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими СИЗ.

Порядок определения процента износа нормативно не регламентирован.

Предлагаем вам для его расчета исходить из срока использования спецодежды, который установлен типовыми нормами. Такой срок исчисляется со дня фактической выдачи работникам спецодежды (абз. 2 п. 13 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими СИЗ).

Дата фактической выдачи спецодежды должна быть указана в графе 3 личной карточки учета выдачи СИЗ.

Если работнику выдавалась новая спецодежда, воспользуйтесь следующей формулой:

Если же работнику выдавалась спецодежда, которая ранее уже использовалась, и процент ее износа на момент выдачи работнику указан в графе 5 личной карточки учета выдачи СИЗ, рассчитайте общий процент износа по следующей формуле:

Получившийся у вас процент износа спецодежды на дату ее возврата работником при увольнении укажите в графе 9 личной карточки учета выдачи СИЗ. Подробнее об оформлении такой карточки, а также о документах, фиксирующих, что спецодежда испорчена полностью, расскажем далее.

3. Какие документы оформить, чтобы зафиксировать возврат работником спецодежды при увольнении

Чтобы зафиксировать возврат работником спецодежды при увольнении, заполните раздел «Возвращено» на оборотной стороне личной карточки учета выдачи СИЗ, в которой ранее вы делали отметку о выдаче работнику спецодежды.

Указанный раздел заполните следующим образом:

• в графе 7 укажите дату возврата работником спецодежды;
• в графе 8 — количество сдаваемой спецодежды. Проставьте количество (например, 1 шт., две пары) напротив соответствующего наименования СИЗ, указанного в графе 1;
• в графе 9 — процент износа спецодежды (как его определить, мы рассказывали выше);
• в графе 10 попросите работника, сдавшего спецодежду, поставить подпись, а в графе 11 ставит подпись тот, кто принял спецодежду. Исключение — если ведете карточку в электронном виде. Нормативно не регламентировано, как в этом случае заполнить указанные графы при возврате работником спецодежды.

Полагаем, вы можете действовать так же, как и при выдаче работнику спецодежды, когда заполняли графу 6 «подпись получившего СИЗ». А именно, укажите номер и дату документа бухгалтерского учета, в котором есть подпись работника, свидетельствующая о возврате им спецодежды. Например, это может быть ведомость по форме N МБ-7. Если у вас нет такого документа бухучета, распечатайте карточку и заверьте ее подписями в нужных графах. Такие выводы следуют из абз. 4 п. 13 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими СИЗ.

Кроме того, рекомендуем вам конкретизировать порядок возврата спецодежды работником при увольнении в локальном нормативном акте (вы вправе это сделать в силу ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Например, зафиксируйте, кому, в какой срок работник возвращает спецодежду при увольнении, как лицо, ответственное за прием спецодежды, проводит оценку ее состояния, порядок привлечения работника к материальной ответственности, если он не вернул спецодежду или испортил ее. В случае спора с работником суды обращают внимание на то, предусмотрен ли у вас такой порядок. Вы можете закрепить в локальном нормативном акте или коллективном договоре (соглашении) положения о том, что пригодность возвращенных СИЗ к дальнейшему использованию, необходимость проведения мероприятий по уходу за ними и их состав, процент износа СИЗ устанавливаются уполномоченным должностным лицом или комиссией по охране труда и фиксируются в личной карточке учета выдачи СИЗ (Письмо Роструда от 19.02.2021 N ПГ/01831-03-3).

Как оформить невозврат спецодежды при увольнении

Порядок фиксации невозврата работником спецодежды при увольнении нормативно не установлен. В личной карточке учета выдачи СИЗ не предусмотрена фиксация таких сведений. Поэтому невозврат работником принадлежащей вам спецодежды можно оформить, например, актом. Если у вас принято оформлять обходной лист при увольнении, в нем также можно сделать соответствующую отметку. Порядок оформления в своей организации можете закрепить, например, в локальном нормативном акте. Оформленные документы могут пригодиться вам, в частности, при последующем списании недостачи, а также для взыскания с работника ущерба (по этому вопросу см. разд. 4 настоящего материала). Для этой процедуры понадобится в том числе письменное объяснение работника либо акт о том, что указанное объяснение не предоставлено. Поэтому советуем сразу при фиксации невозврата спецодежды запросить его от работника (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 247 ТК РФ, абз. 3 п. 13 Межотраслевых правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н).

Форма акта о невозврате спецодежды может быть произвольной, нормативно она не установлена. На практике в нем фиксируют, в частности:

·    Ф.И.О., должность увольняющегося работника;

·    Ф.И.О., должности и подписи лиц, составивших акт;

·    факт невозврата спецодежды с указанием ее наименования, количества. Делают ссылку на документ, подтверждающий, что спецодежда была выдана (например, личную карточку учета выдачи СИЗ);

·    информацию о том, что вы запросили у работника объяснение с учетом ч. 2 ст. 247 ТК РФ и что он его предоставил или отказывается (уклоняется) дать письменное объяснение.

Акт желательно составить в присутствии не менее чем двух работников-свидетелей, самого увольняющегося работника.

3.1. Как документально зафиксировать, что возвращенная работником при увольнении спецодежда полностью испорчена

Полагаем, что в этом случае вы можете в графе 9 личной карточки учета выдачи СИЗ указать, что процент износа спецодежды составил 100%. Для того чтобы не возникло вопросов к объективности вашего мнения (например, у контролирующих органов), рекомендуем составить акт о состоянии возвращенной работником спецодежды.

Однако окончательно вопрос о непригодности спецодежды должна решить действующая у вас инвентаризационная комиссия, которая при признании спецодежды непригодной для дальнейшего использования составляет акт на списание (п. 3.25 Методических указаний по инвентаризации).

3.1.1. Как составить акт о состоянии возвращенной работником спецодежды, если она полностью испорчена

Вы можете составить такой акт в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет. Желательно сделать это в присутствии хотя бы двух работников-свидетелей или комиссией по охране труда (если у вас прием возвращенной работником спецодежды осуществляет такая комиссия).

Рекомендуем указать в акте, в частности:

• Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, подразделение, в котором он работает (при наличии);
• дату возврата спецодежды при увольнении;
• наименование и количество возвращенной спецодежды;
• результаты осмотра спецодежды. Например, укажите, что есть существенные повреждения (опишите их подробно), в результате которых спецодежда непригодна для дальнейшего использования.

4. Можно ли требовать у работника возместить ущерб, если, увольняясь, он не вернул спецодежду или вернул ее испорченной

Да, можно. Работник обязан возместить вам причиненный прямой действительный ущерб (ч. 1 ст. 238 ТК РФ). Исключение составляют случаи, когда спецодежда была утрачена работником или испорчена в результате нормального хозяйственного риска или из-за того, что вы не обеспечили надлежащих условий ее хранения, а также в других случаях, указанных в ст. 239 ТК РФ.

Как определить сумму ущерба, причиненного работником, не вернувшим спецодежду при увольнении

Размер ущерба, причиненного работодателю в случае невозврата работником спецодежды, определяется исходя из ее рыночной цены, наблюдаемой в данной местности на дату увольнения. При этом сумма ущерба не может быть установлена ниже стоимости спецодежды по данным бухгалтерского учета с учетом степени ее износа (ст. 246 ТК РФ, п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52). Последнее условие означает следующее:

·    если спецодежда с длительным сроком полезного использования (более 12 месяцев или длительностью операционного цикла, превышающей 12 месяцев) учитывается в составе основных средств, сумма ущерба не может быть установлена меньше ее балансовой стоимости;

·    если спецодежда как малоценное основное средство на балансе организации не учитывается (ее стоимость списана на расходы периода или включена в стоимость иных активов при приобретении), то для определения минимальной оценки ущерба можно использовать стоимость спецодежды по данным забалансового учета, а при отсутствии такового — по данным первичных учетных документов на ее приобретение. Процент износа невозвращенной спецодежды определите в общем порядке, описанном в разд. 2. Затем вычислите износ, умножив стоимость приобретения спецодежды на процент износа. Минимальную сумму ущерба рассчитайте как разность между стоимостью приобретения и износом;

·    если спецодежда при приобретении учтена в составе запасов и при передаче работнику для использования ее стоимость списана в затраты на производство, управленческие расходы или расходы на продажу, то для определения стоимости приобретения спецодежды воспользуйтесь данными забалансового учета, а при его отсутствии — данными первичных учетных документов на приобретение (пп. «б» п. 3, п. 8 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Не забудьте вычислить процент износа в порядке, описанном в разд. 2. Затем посчитайте износ, умножив стоимость приобретения спецодежды на процент износа. Минимальную сумму ущерба определите как разность между стоимостью приобретения и износом.

Лучше всего, если вы договоритесь с работником, чтобы он возместил ущерб добровольно с учетом ч. 4 ст. 248 ТК РФ.

Если работник не согласится, то взыскать ущерб вы можете своим распоряжением при условии, что сумма не превышает среднего месячного заработка работника и со дня установления вами размера ущерба не прошел один месяц (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Но до издания распоряжения вам нужно соблюсти специальную процедуру, в частности: провести инвентаризацию и установить размер ущерба (ориентируйтесь на стоимость спецодежды, которая обычно указывается в бухгалтерских документах, и учтите степень износа), истребовать у работника письменное объяснение (ч. 1, 2 ст. 247 ТК РФ).

Как составить приказ о возмещении работником при увольнении ущерба, если он не вернул или вернул испорченную спецодежду

Составить приказ можно в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Советуем указать в приказе, в частности:

·    причину издания приказа, связанную с причинением вам материального ущерба из-за невозврата или возврата испорченной спецодежды;

·    Ф.И.О., должность увольняющегося работника;

·    распоряжение о привлечении работника к материальной ответственности;

·    поручение бухгалтеру произвести удержание из зарплаты работника при увольнении суммы ущерба в разрешенном размере с учетом требований ч. 1 ст. 138 ТК РФ;

·    документы — основания издания приказа. Например, акт по результатам проверки, проведенной вами во исполнение требований ч. 1 ст. 247 ТК РФ, объяснение от работника, которое вы обязаны запросить у него согласно ч. 2 ст. 247 ТК РФ.

С приказом ознакомьте под подпись указанных в нем лиц. Если увольняемый работник откажется от ознакомления с приказом, сделайте в нем запись об этом (Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 N 253). Дополнительно можете в присутствии не менее чем двух свидетелей оформить акт о том, что работник отказался ознакомиться с приказом.

Пример формулировки приказа:

В связи с причинением материального ущерба в результате невозврата подсобным рабочим Ручкиным Н.В. комплекта специальной одежды, на основании ч. 1 ст. 248 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Привлечь подсобного рабочего Ручкина Н.В. к материальной ответственности в размере 1 970 (одна тысяча девятьсот семьдесят) руб. 00 коп.

2. Главному бухгалтеру Швецовой И.Н. произвести удержание из заработной платы Ручкина Н.В., причитающейся ему при увольнении, указанной в п. 1 настоящего приказа суммы с соблюдением требований ст. 138 Трудового кодекса РФ об ограничении размера удержаний из заработной платы.

…

Если же месячный срок истек или сумма превышает средний месячный заработок работника, взыскать ущерб вы можете только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Прежде чем обратиться в суд, рекомендуем перепроверить, не истек ли срок использования спецодежды, которую работник не вернул или испортил. В случае истечения такого срока суды, как правило, отказывают организациям в возмещении ущерба.

Правомерно ли удержание стоимости спецодежды в случае ее невозврата при увольнении при наличии соответствующего условия в трудовом договоре

Даже если условие об удержании стоимости невозвращенной спецодежды есть в трудовом договоре, не рекомендуем удерживать эту сумму из зарплаты работника без соблюдения специального порядка для возмещения ущерба, о чем рассказывали выше (см. разд. 4 настоящего материала). Также это условие не подменяет собой письменное обязательство работника добровольно возместить ущерб в порядке, предусмотренном ч. 4 ст. 248 ТК РФ. Его оформляют отдельно, например в форме соглашения, заявления, указав размер ущерба. Причем указанное условие трудового договора (об удержании при увольнении стоимости невозвращенной спецодежды) может быть расценено как ухудшающее положение работника по сравнению с законом и поэтому не подлежащее применению. Иначе это может повлечь для вас риски ответственности за необоснованное удержание (подробнее см. разд. 5 настоящего материала). Это следует, в частности, из ст. 9, абз. 1 ч. 4 ст. 57, ч. 1 ст. 238, ч. 1 ст. 247 ТК РФ, Обзора практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018.

Есть примеры судебных решений, когда суд признал правомерность удержания из зарплаты стоимости спецодежды с учетом того, что работник написал заявление на удержание, а не потому, что в его в трудовом договоре было условие о возврате работодателю расходов на спецодежду (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.02.2021 по делу N 33-2430/2021, Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 28.05.2020 по делу N 33-6472/2020).

5. Какие возможны риски, если нарушен порядок возврата спецодежды при увольнении работника

В этом случае у вас возможны, в частности, следующие риски:

• административная ответственность по ч. 1, 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ — если нарушен порядок оформления возврата спецодежды в личной карточке учета выдачи СИЗ. А если вы вовсе не оформляли такую карточку и поэтому не смогли подтвердить, что обеспечили работника спецодеждой, возможна ответственность по ч. 4, 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — за необоснованное удержание с работника стоимости спецодежды при увольнении.

Особо отметим, что если работник отказался вернуть вам спецодежду или вернул ее испорченной, но при этом вы не оформили ее выдачу и возврат, не прописали во внутренних документах порядок возврата, то суд может встать на сторону работника и отказать вам в возмещении ущерба.

Документ в СПС Консультант Плюс:

Готовое решение:

В каком порядке осуществляется возврат спецодежды при увольнении работника

(КонсультантПлюс, 2023)