Процедура продления отпуска по больничному листу законом не установлена. Предлагаем продление отпуска оформить приказом, после чего внести изменения в кадровые документы, в частности в личную карточку, табель учета рабочего времени. В график отпусков обычно вносить изменения не нужно. Можете еще попросить у работника оформить заявление на продление отпуска.
Продлевайте отпуск по больничному листу на количество дней временной нетрудоспособности, которые совпали с днями отпуска (если не договорились с работником о переносе этих дней отпуска). Отметим, что не всегда это нужно делать. Например, при отпуске с последующим увольнением не нужно продлевать отпуск из-за больничного.
- Что учитывать при продлении ежегодного отпуска из-за больничного
Если работник в период ежегодного отпуска взял больничный, то этот отпуск продлевается или переносится на другой срок. Но есть исключения. Например, когда работник во время отпуска взял больничный по уходу за ребенком. Продлить отпуск в такой ситуации нужно, только если это предусмотрено вашим локальным нормативным актом (абз. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ, пп. «а» п. 17 Правил об очередных и дополнительных отпусках, Письма Роструда от 01.06.2012 N ПГ/4629-6-1, Минтруда России от 17.06.2020 N 14-2/ООГ-8522, от 26.10.2018 N 14-2/ООГ-8536).
Продление отпуска в связи с больничным по карантину на основании ст. 124 ТК РФ, по мнению Минтруда России, не производится. Поскольку в период ежегодного оплачиваемого отпуска работник не утрачивает заработок, то за период карантина, приходящегося на оплачиваемые дни отпуска, выплата пособия по временной нетрудоспособности из-за карантина не предусмотрена. Обязанность работодателя продлевать такой отпуск на число совпавших с ним календарных дней нетрудоспособности возникает, только если работник получил больничный вследствие заболевания или травмы (Письмо от 09.04.2020 N 14-2/В-393).
Приказ о продлении отпуска в связи с больничным, выданным на период карантина по коронавирусу, тоже не оформляется.
Также не нужно продлевать из-за больничного ежегодный отпуск, если такой отпуск работник взял с последующим увольнением (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).
Внимание! Есть мнение, что для продления отпуска из-за больничного работник обязан незамедлительно поставить вас в известность об этом, поскольку такая обязанность закреплена п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках. Но эти Правила применяются в части, не противоречащей ТК РФ с учетом ч. 1 ст. 423 ТК РФ. Трудовым кодексом РФ такое условие продления отпуска, как незамедлительное уведомление работником вас о больничном, не закреплено.
Поэтому рекомендуем предусмотреть в локальном нормативном акте порядок уведомления вас работником о больничном в отпуске, чтобы это было обязательно для него в силу ч. 1 ст. 8, ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 189 ТК РФ.
1.1. Можно ли уволить работника за прогул в случае, если он самовольно продлит отпуск из-за больничного
Нет, мы не рекомендуем увольнять работника за прогул, если он самовольно продлит отпуск, не уведомив вас о больничном.
Дело в том, что суд с большой вероятностью признает увольнение незаконным, так как по смыслу ч. 1 ст. 124 ТК РФ для продления отпуска не требуется ваше согласие или уведомление вас о больничном (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 04.10.2013 N 69-КГ13-4).
Если же работник, выйдя на работу после продленного отпуска, не представит вам документ о временной нетрудоспособности, можете привлечь его к дисциплинарной ответственности. Для этого нужно, в частности, запросить у него письменное объяснение с учетом ч. 1 ст. 193 ТК РФ.
- Как определить, на какое количество дней нужно продлить ежегодный отпуск по больничному листу
Ежегодный отпуск нужно продлить на количество указанных в больничном листе дней временной нетрудоспособности, которые пришлись на время этого отпуска. Это следует из ч. 1 ст. 124 ТК РФ, п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках.
Продлевать ежегодный отпуск не нужно на те дни, которые пришлись на нерабочие праздничные дни, так как они в число календарных дней ежегодного отпуска не включаются. Это следует из ч. 1 ст. 120 ТК РФ.
| Пример расчета количества дней продлеваемого ежегодного отпуска из-за больничного Работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 17 по 24 февраля 2020 г. Согласно представленному листку нетрудоспособности работник болел с 21 по 24 февраля 2020 г. Таким образом, на больничном работник был четыре дня, из которых один, а именно 23 февраля, — нерабочий праздничный день. Соответственно, отпуск работнику нужно продлить с 25 февраля 2020 г. не на четыре, а на три календарных дня. Выйти на работу он должен 28 февраля 2020 г. |
- Нужно ли брать у работника заявление на продление ежегодного отпуска из-за больничного
Нет, так как если отпуск продлевается, то продлевается он автоматически. Это следует из абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ, пп. «а» п. 17, п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках.
Тем не менее вы можете попросить работника оформить такое заявление, если у вас есть такая необходимость. Далее расскажем, как работник его может оформить.
3.1. Как работнику оформить заявление о продлении ежегодного отпуска в связи с больничным
Заявление о продлении ежегодного отпуска в связи с больничным работник пишет в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет. Проверьте, чтобы работник указал в заявлении, в частности:
- Ф.И.О., должность, структурное подразделение (при наличии);
- причину продления отпуска — временную нетрудоспособность работника;
- период больничного согласно листку нетрудоспособности.
Если работник еще не сдал вам листок нетрудоспособности, который подтверждает его болезнь во время отпуска, он может приложить его к заявлению и в самом заявлении указать, что такой листок прилагает (отразив его номер и дату выдачи).
Образец заявления о продлении ежегодного отпуска в связи с больничным работника
- Как оформить приказ о продлении ежегодного отпуска в связи с больничным листом
Приказ о продлении ежегодного отпуска в связи с больничным работника составьте в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Этот документ не обязателен, но пригодится вам, в частности, для фиксации продления отпуска работника, внесения изменений в кадровые документы.
В приказе рекомендуем отразить, в частности, следующую информацию:
- Ф.И.О., должность, структурное подразделение (при наличии) работника;
- основание продления отпуска — временная нетрудоспособность работника;
- период предоставленного ежегодного отпуска;
- период временной нетрудоспособности;
- количество дней, на которые продлеваете отпуск.
В качестве основания издания приказа о продлении отпуска можете указать, например, номер и дату больничного листа, заявление работника (если он его писал).
С приказом рекомендуем ознакомить работника под подпись в первый его рабочий день после отпуска.
Образец приказа о продлении ежегодного отпуска в связи с больничным
- Как внести изменения в личную карточку работника в связи с продлением ежегодного отпуска по больничному
Сведения об отпусках работника, в том числе ежегодных, обычно отражают в разд. VIII «Отпуск» личной карточки по унифицированной форме N Т-2.
Как правило, к тому времени, когда вы оформляете документы о продлении отпуска, в указанный раздел уже внесена информация об отпуске работника, который вы продлеваете. Вам следует скорректировать внесенные ранее сведения, иначе впоследствии возможны ошибки при подсчете дней неиспользованного отпуска.
Нормативно не определено, как поступить в указанном случае. На практике информацию в графах 1 — 5 оставляют без изменений. В графе 6 одной чертой зачеркивают внесенную ранее запись и вписывают новую дату окончания отпуска. Графу 7 дополняют реквизитами приказа, на основании которого отпуск продлевался.
Рекомендуем, чтобы работник, который внес изменения, заверил их своей подписью.
- Как отразить в табеле учета рабочего времени продление ежегодного отпуска в связи с больничным
Внести в табель учета рабочего времени информацию о продлении ежегодного отпуска в связи с временной нетрудоспособностью работника рекомендуем после того, как работник представит вам больничный лист.
Пока же работник не представит вам его, рекомендуем фиксировать в табеле, как обычно, дни отпуска, а отсутствие на работе после окончания отпуска по день выхода на работу — как неявку по невыясненным причинам.
Как только работник представит вам больничный лист, рекомендуем внести изменения в табель, отразив в нем информацию по времени нахождения на больничном и дни продленного отпуска. Как правило, в таких случаях издают корректирующий табель или исправляют ранее внесенные коды, зачеркнув старые и указав новые.
При этом дни, на которые продлевается ежегодный оплачиваемый отпуск, зафиксируйте в унифицированной форме табеля учета рабочего времени (N Т-12 или N Т-13) буквенным обозначением «ОТ» (или цифровым «09») либо буквенным обозначением «ОД» (или цифровым «10»), в зависимости от того, какой ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен работнику: основной или дополнительный. А дни отпуска, совпавшие с больничным, замените соответственно на коды для больничного.
Если же вы используете свою форму табеля учета рабочего времени и собственные коды — применяйте их.
- Нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с продлением ежегодного отпуска по больничному листу
Нет, если используете унифицированную форму.
В графике отпусков по унифицированной форме N Т-7 не предусмотрено граф, в которых нужно фиксировать продление отпуска, в отличие от случая, когда из-за больничного переносите отпуск на другой срок.
Если вы используете свою форму графика отпусков и в ней предусмотрели графы для фиксации продления отпуска — не забудьте внести в них необходимую информацию.
- Какие возможны риски при нарушении порядка продления ежегодного отпуска по больничному листу
В этом случае возможны, в частности, следующие риски:
- административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ (если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния в соответствии со ст. 145.1 УК РФ), например, за невыплату или несвоевременную выплату пособия по временной нетрудоспособности, причитающегося работнику, заболевшему в ежегодном отпуске;
- административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в частности, за отказ работнику в продлении ежегодного отпуска;
- материальная ответственность по ст. 236 ТК РФ, если оплатите больничный с опозданием;
- признание увольнения незаконным, восстановление работника на работе и выплата ему среднего заработка за все время вынужденного прогула, возмещение судебных издержек (абз. 1, 2 ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, абз. 1 п. 60 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Например, если уволите за прогул работника, который из-за больничного продлил отпуск, но не смог предупредить вас об оформленном больничном.
Документ:
Как продлить ежегодный отпуск по больничному листу
(КонсультантПлюс, 2020)