Документ предоставлен КонсультантПлюс
Правильная организация договорной и досудебной работы позволяет минимизировать риски возникновения споров, а в случае их возникновения — отстоять свои интересы в суде. Объясняем, как грамотно выстроить работу по взысканию задолженности, чтобы повысить ее эффективность и минимизировать судебные риски. Какие шаги предпринять до подписания договора, во время его исполнения и после, какие формулировки включить в договор, зачем подписывать акт сверки и в каком размере требовать неустойку.
Статью можно использовать как базу для подготовки текста регламента работы с просроченной дебиторской задолженностью и иных локальных нормативных актов. В ней также найдете образцы формулировок для договоров, которые помогут защитить ваши интересы в случае неисполнения обязательств контрагентами.
Дебиторская задолженность — это живой финансовый поток, от которого зависят устойчивость, ликвидность и даже конкурентоспособность бизнеса. Когда задолженность выходит из-под контроля, компания рискует столкнуться с кассовыми разрывами, потерей инвестиций и судебными тяжбами. Именно поэтому управление дебиторской задолженностью требует не только финансовой, но и выверенной юридической стратегии. Об этом и поговорим далее.
Примечание. Чем опасны низкая финансовая дисциплина, отсутствие налаженной претензионно-исковой и договорной работы, читайте в статье «Три ошибки, которые приводят компанию и директора к убыткам» в N 10, 2023, на стр. 50.
Комплексный подход
Своевременный мониторинг контрагентов и порядка исполнения ими взятых на себя обязательств позволяет на раннем этапе выявить появляющиеся риски нарушения обязательств.
Для построения прозрачной и понятной системы управления дебиторской задолженностью первостепенное значение приобретают следующие инструменты:
— налаженный документооборот (как внутри компании, так и с внешними контрагентами);
— четкое распределение зон ответственности между различными службами компании;
— регулярный анализ задолженности и просрочек;
— внутренние регламенты и инструкции, которые определяют, кто и как работает с задолженностью в компании, порядок действий на каждом этапе возврата долгов.
Важно понимать: как и любая структура, система управления дебиторской задолженностью требует постоянного анализа и актуализации, поэтому она должна быть предметом регулярной оценки и корректировки.
Примечание. Читайте статью «У компании убытки, руководитель под ударом» в N 6, 2013, на стр. 66.
Для компаний с большим числом клиентов и при наличии обособленных подразделений разработка единого регламента по управлению дебиторской задолженностью не роскошь, а производственная необходимость. Основная задача регламента — стандартизация действий на всем цикле работы с дебиторской задолженностью (учет, анализ, мониторинг и взыскание). Также в регламенте можно разделить типы дебиторской задолженности на группы в зависимости от перспектив взыскания и финансового состояния компании.
Поскольку в российском законодательстве отсутствует унифицированная форма такого документа, каждая компания разрабатывает его самостоятельно под свои нужды и с учетом своей специфики. В регламенте обычно описывают все аспекты, связанные с дебиторской задолженностью:
— как она появляется;
— каким образом ее учитывать;
— как анализировать;
— порядок досудебных действий (напоминания, претензии, переговоры, реструктуризация);
— алгоритм судебного взыскания.
Чем точнее прописаны обязанности, сроки и документы на каждом этапе, тем ниже риск внутренних споров.
Эффективный договор
Работа с дебиторской задолженностью начинается задолго до образования просрочки исполнения обязательства. Предприниматель на этапе заключения договора с контрагентом должен принимать во внимание необходимость:
— проверять надежность контрагентов, полноту и правильность предоставленных ими реквизитов. В настоящее время существует большое количество сервисов по проверке контрагентов: от платных платформ («Контур Фокус», «Спарк», «Ирбис», Rusprofile и пр.) до официальных источников вроде сервиса ФНС России «Прозрачный бизнес». Также с 1 января 2026 года вступают в силу поправки: налоговые органы получили право проводить оценку финансово-хозяйственной деятельности предпринимателей, формировать об этом выписку и предоставлять ее по запросу самому лицу, его контрагентам, государственным органам <1>.
Данные сведения могут быть использованы при принятии решения о работе с контрагентом.
Примечание. См. также статьи «Как составить досье контрагента» в N 5, 2022, на стр. 57; «Как защитить интересы компании на переговорах о заключении сделки» в N 2, 2017, на стр. 53 и «Практика взыскания убытков с недобросовестных переговорщиков» в N 10, 2018 на стр. 50;
— использовать в договорах четкие формулировки, в том числе и об условиях оплаты;
— включать в договоры условия о санкциях за просрочку исполнения обязательств (неустойка, проценты за пользование чужими денежными средствами);
— внедрять обязательную практику проведения сверок и регулярного получения документального подтверждения исполнения обязательств.
———————————
<1> См.: Федеральный закон от 23.07.2025 N 254-ФЗ «О внесении изменения в Закон Российской Федерации «О налоговых органах Российской Федерации».
Примечание. О бесплатных сервисах ФНС России см. в статье «Публичные сервисы для проверки контрагентов» в N 5, 2022, на стр. 34. Подробнее о новой функции написали в статье «Анализ налоговиками деятельности налогоплательщиков в 2026 г.» в N 9, 2025, на стр. 11.
Как снизить риски технических ошибок при заключении договоров, рассказали в статье «Топ-3 технических ошибок в договоре, которые приведут к проблемам» в N 6, 2024, на стр. 28.
Меры ответственности за нарушение договора
В гражданско-правовых отношениях меры ответственности выполняют не только карательную, но и защитную функцию:
— стимулируют надлежащее исполнение обязательств,
— компенсируют убытки добросовестной стороне
— и восстанавливают справедливость.
Одним из видов санкций за нарушение обязательства является неустойка. Она может быть установлена:
— законом
— или договором.
Законная неустойка
Законных неустоек (штраф или пени) достаточно много, и для их применения нет необходимости дублировать положение нормативного правового акта в договоре. Например, к законной неустойке относится требование об уплате процентов за задержку оплаты по договору в соответствии со ст. 395 ГК РФ. Такая неустойка взыскивается независимо от того, закрепили ли стороны в договоре условие об ответственности за задержку оплаты. Однако взыскать можно сумму, которая не превышает размера ключевой ставки Банка России, действовавшей в соответствующие периоды неоплаты.
Примечание. О том, что нужно доказывать в суде для взыскания процентов по ст. 395 ГК РФ, читайте в статье «Как взыскать проценты за пользование чужими денежными средствами» в N 1, 2022, на стр. 52.
Также к законной неустойке относится заранее определенная сумма взыскания за нарушение обязательств, которая закреплена в нормативном правовом акте и которая не может быть изменена договором. Например, установлены:
— фиксированный штраф за односторонний отказ от исполнения договора транспортной экспедиции (п. 5 ст. 6 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»);
— фиксированная сумма неустойки в случае нарушения прав потребителей (п. 6 ст. 13, п. 5 ст. 28 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей»).
Также существуют заранее установленные размеры периодических штрафных санкций. Пример: пени, предусмотренные за просрочку доставки грузов железнодорожным транспортом (ст. 97 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации»).
Договорная неустойка
Стороны могут предусмотреть в договоре собственные виды неустойки (фиксированный штраф, пени), согласовать ее размер. Условие о договорной неустойке обязательно должно быть оформлено в письменном виде.
- Штраф в фиксированной сумме. Штраф представляет собой заранее установленную твердую сумму за конкретное нарушение (п. 60 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2016 N 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств» <2>). Штраф служит наказанием за каждый факт нарушения договорных условий. От длительности нарушения его размер обычно не зависит.
———————————
<2> Далее — Постановление Пленума ВС РФ N 7.
Пример 1. Возможная формулировка в договоре о размере штрафа в фиксированной сумме
За нарушение обязательств, предусмотренных п. 3.3 договора, исполнитель уплачивает штраф в размере 10 000 (десять тысяч) рублей.
- Пени. Пени — это периодически начисляемый платеж (п. 60 Постановления Пленума ВС РФ N 7). Пени обычно применяются к нарушениям, которые продолжаются во времени, как, например, задержка оплаты.
Пример 2. Возможная формулировка в договоре об установлении пени
В случае нарушения начального или конечного срока оказания услуг заказчик вправе потребовать уплаты пени в размере 0,1% от цены услуг за каждый день просрочки.
Хотя законодательство не устанавливает максимального и минимального размеров договорной неустойки, во избежание уменьшения неустойки при рассмотрении судебного разбирательства необходимо придерживаться принципа разумности. В противном случае при судебном взыскании ответчик может сослаться на ст. 333 ГК РФ, которая допускает уменьшение размера неустойки до разумных пределов. Конечно, подобные «разумные пределы» в законодательстве не закреплены, но чаще всего суды ориентируются на размер учетной ставки Банка России.
Примечание. См. статьи «Какие аргументы помогут в суде для снятия требования неустойки в полном объеме» в N 2, 2020, на стр. 60 и «Какие аргументы помогут в суде для уменьшения неустойки» в N 3, 2020, на стр. 70.
Судебная практика. Ответчик просил о снижении размера неустойки со ссылкой на ст. 333 ГК РФ. В обоснование заявленных требований указал, что взыскиваемые истцом пени в размере 0,3% за каждый день просрочки исполнения обязательств составляют 109,5% годовых, что превышает более чем в 6 раз процентную ставку рефинансирования (учетную ставку) Банка России, которая на дату подачи искового заявления 09.08.2024 составляла 18% годовых.
Суд прислушался к доводам ответчика, снизив размер неустойки (решение Арбитражного суда Московской области от 03.10.2024 по делу N А41-70490/2024).
Взыскание убытков
Наличие неустойки помогает упростить процесс взыскания, освободить себя от лишних обязанностей по доказыванию. Если же договорную неустойку заранее не предусмотрели и на ваш случай нет законной неустойки, с должника можно потребовать возмещения убытков (п. 1 ст. 393 ГК РФ). Однако доказать наличие состава для взыскания убытков (в частности, наличие причинно-следственной связи между наличием расходов и нарушением стороной своих обязательств) непросто, так же как и определить размер убытков.
Примечание. В статье «Риски бездействия директора в работе с дебиторской задолженностью» в N 5, 2024, на стр. 19 читайте о перспективах судебного спора о взыскании убытков.
Согласно п. 1 ст. 394 ГК РФ, если за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства установлена неустойка, то убытки возмещаются в части, не покрытой неустойкой (зачетная неустойка).
Законом или договором могут быть предусмотрены случаи, когда:
— допускается взыскание только неустойки, но не убытков (исключительная неустойка),
— или когда убытки могут быть взысканы в полной сумме сверх неустойки (штрафная неустойка),
— или когда по выбору кредитора могут быть взысканы либо неустойка, либо убытки (альтернативная неустойка).
Акт сверки в управлении дебиторской задолженностью
Акт сверки расчетов фиксирует финансовое состояние обязательств сторон за конкретный период и позволяет документально подтвердить наличие или отсутствие задолженности.
Примечание. Читайте о том, прерывает ли акт сверки срок исковой давности для взыскания дебиторки, в N 12, 2011, на стр. 75.
Подписание акта сверки расчетов контрагентом не является обязательным. Действующее законодательство не содержит норм, позволяющих понудить контрагента к его подписанию. Вместе с тем стороны вправе самостоятельно закрепить в договоре обязанность подписания такого акта, а также регламентировать последствия отказа от этого.
Пример 3. Возможная формулировка в договоре об обязательности подписания акта сверки расчетов и последствий отказа
По окончании срока действия договора исполнитель формирует акт сверки расчетов и направляет его проект в двух экземплярах в адрес заказчика до 10-го числа месяца, следующего за датой окончания срока действия договора. Заказчик обязан рассмотреть, подписать и направить один экземпляр акта сверки расчетов в адрес исполнителя в 10-дневный срок со дня получения акта. В случае непоступления в указанный срок подписанного либо подписанного с возражением акта сверки расчетов, акт сверки расчетов считается согласованным в редакции исполнителя.
Такие условия дисциплинируют участников сделки и снижают риски при возможных спорах о размере задолженности или факте ее наличия. В случае судебного разбирательства подписанный акт сверки расчетов может служить доказательством признания долга (п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 N 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»).
Примечание. О том, может ли главбух единолично подписывать акты сверки, читайте в N 9, 2021, на стр. 87.
Предоплата как способ защиты от неисполнения обязательств
Данный механизм значительно укрепляет ваши позиции в дальнейших отношениях с партнерами. Размер авансового платежа стороны определяют по своему усмотрению. Это может быть:
— как частичная предоплата (например, 50% от цены товаров, работ или услуг);
— так и 100% предоплата.
Примечание. См. статью «Предоплата и постоплата: как не ошибиться» в N 10, 2022, на стр. 19.
Также допускается определение аванса в виде фиксированной денежной суммы вместо привязки к процентному соотношению.
Пример 4. Возможная формулировка в договоре условия о предоплате
Стороны договорились, что расчеты по договору осуществляются путем внесения аванса в размере 50 (пятидесяти) процентов от стоимости услуг по договору. Аванс должен быть уплачен исполнителю в срок не позднее 01.11.2025.
Досудебная работа с дебиторской задолженностью
Досудебная стадия — важнейший этап в системе взыскания, позволяющий урегулировать проблему без привлечения суда и дополнительных издержек. Для крупных и средних компаний это способ сохранить деловые отношения, сэкономить ресурсы и ускорить возврат средств.
Примечание. В статье «Претензионный порядок урегулирования спора» в N 10, 2023, на стр. 28 читайте, что учесть при составлении претензии (приведен образец претензии, которым можно воспользоваться на практике).
На начальном этапе важно установить контакт с должником путем устных переговоров, электронных писем и пр. Цель данного этапа заключается:
— в выяснении мотивов задержки платежей,
— подтверждении суммы долга
— и нахождении вариантов урегулирования конфликта.
На этом этапе допустимы гибкие способы решения проблемы, например рассрочка или отсрочка платежа, новация и т.п.
Примечание. См. статью «Соцсети, мессенджеры и email в составе доказательственной базы» в N 7, 2020, на стр. 60.
Если устные договоренности не дали результата, следующим шагом становится направление претензии. В документе обычно содержится:
— описание сложившейся ситуации, включая конкретное нарушение и его документальное подтверждение;
— перечень требований кредитора, вытекающих из условий договора и законодательных норм.
Примечание. В статье «Составляем и отвечаем на письмо-претензию» в N 11, 2023, на стр. 25 приводим образцы претензий и даем рекомендации, что необходимо учесть при их составлении.
Примечание. См. статью «Предъявите претензию! Как соблюсти претензионный порядок разрешения экономических споров» в N 6, 2017, на стр. 37.
Имейте в виду, что в отдельных нормативных правовых актах могут устанавливаться конкретные требования к содержанию претензии. Например, если речь идет о перевозке грузов автомобильным транспортом, то соответствующие требования можно найти в п. 90 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200). В частности, такая претензия должна содержать указание:
— на дату и место составления;
— полное наименование (Ф.И.О.), адрес места нахождения (места жительства) лица, подавшего претензию;
— полное наименование (Ф.И.О.), адрес места нахождения (места жительства) лица, к которому предъявляется претензия;
— краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для подачи претензии;
— обоснование, расчет и сумма претензии по каждому требованию;
— перечень прилагаемых документов, подтверждающих обстоятельства, изложенные в претензии (акт и транспортная накладная, заказ-наряд с отметками и др.);
— Ф.И.О., должность лица, подписавшего претензию, его подпись.
Обращаем внимание: вся переписка с контрагентом должна документироваться. Важно своевременно осуществлять следующие действия:
— вести реестр претензий,
— контролировать сроки ответов
— и исполнения требований.
Это поможет своевременно перейти к следующему этапу — судебному взысканию — без потери времени или пропуска срока исковой давности.
Судебная работа с дебиторской задолженностью
Когда возможности досудебного урегулирования исчерпаны, следующим этапом становится судебное взыскание задолженности. Этот шаг может восприниматься как крайняя мера, способная повлиять на деловые отношения, но на практике нередко выступает пусковым механизмом для начала конструктивного диалога с должником.
Примечание. В статье «Как не надо взыскивать долги. 7 вредных советов на примере реального кейса» в N 11, 2024, на стр. 26 даем 5 готовых образцов документов, связанных с взысканием задолженности.
Эффективная судебная работа требует заранее выстроенной системы документооборота: от корректно составленного договора до подписанных актов сверки и переписки с должником. Именно качество и полнота доказательственной базы во многом определяют перспективу взыскания в суде. Поэтому так важно соблюдать все рекомендации, о которых мы говорили выше.
Примечание. В какой суд подавать иск и к кому предъявлять требования, если компанию бросили ее владельцы, читайте в статье «Субсидиарная ответственность по долгам брошенных компаний» в N 9, 2025, на стр. 61.
В современных условиях успешное управление дебиторской задолженностью является системной, регламентированной работой, охватывающей множество аспектов: профилактические мероприятия, оперативный досудебный контроль и грамотное судебное взыскание. Компании, внедрившие четкие правила и регламенты, не только минимизируют потери, но и формируют репутацию надежного партнера, с которым лучше не затягивать расчеты. Именно это и становится залогом финансовой устойчивости бизнеса.
Подписано в печать
22.09.2025
Документ в СПС КонсультантПлюс:
Эффективная работа с дебиторской задолженностью
(Колпащиков А.) («Юридический справочник руководителя», 2025, N 10)
