Документ предоставлен КонсультантПлюс
«ИП использует печать, на которой в числе прочих реквизитов указано наименование города. После переезда и постановки на учет в другом городе он продолжает пользоваться прежней печатью. Вправе ли он это делать?»
Ответ: Использование индивидуальным предпринимателем прежней печати с неактуальной информацией о месте постановки на учет связано с потенциальными налоговыми спорами. Это не является самостоятельным основанием для отказа контрагентам в признании расходов и вычетах НДС на основании документов, заверенных прежней печатью, при возможности идентификации индивидуального предпринимателя и наличии полных, достоверных и непротиворечивых сведений в таких документах. Чтобы избежать рисков, рекомендуем индивидуальному предпринимателю заменить печать на новую, соответствующую обновленным данным о его месте постановки на учет, и уведомить об этом контрагентов.
Обоснование: В ГОСТ приводятся следующие определения понятия «печать»:
— устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу (п. 2.1 ч. 2 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст);
— реквизит документа на бумажном носителе, подтверждающий подлинность подписи должностного лица и его полномочия по подписанию документа (п. 87 ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст, далее — ГОСТ Р 7.0.8-2025).
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством РФ (разд. 1, п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного Приказом Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст).
Скрепление печатью не поименовано среди требований к форме письменных сделок (как двух- или многосторонних (договоров), так и односторонних, например, доверенностей) (п. п. 1, 2 ст. 154, п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ).
При совершении сделки в письменной форме законом, иными правовыми актами, соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (абз. 4 п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ).
Печать не указана в числе обязательных реквизитов первичных учетных документов, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (п. 2 ст. 54 Налогового кодекса РФ, п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430).
Тем не менее согласно обычаям делового оборота принято заверять печатью (при ее наличии у юридического лица или индивидуального предпринимателя) подлинность подписи на документах (п. 1 ст. 5, п. 5 ст. 421 ГК РФ, п. 1 ст. 11 Гражданского процессуального кодекса РФ, п. 2 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
Государственная регистрация физического лица в качестве индивидуального предпринимателя осуществляется по месту его жительства. Адрес места жительства в РФ (наименование субъекта РФ, район, город, иной населенный пункт, улица, номер дома, квартиры), по которому индивидуальный предприниматель зарегистрирован по месту жительства, содержится в ЕГРИП. В случае внесения изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе в связи с переменой им места жительства регистрирующий орган вносит в ЕГРИП соответствующую запись и пересылает регистрационное дело в регистрирующий орган по новому месту жительства предпринимателя (пп. «д» п. 2, п. 4 ст. 5, п. 3 ст. 8, п. 4 ст. 22.2 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее — Закон N 129-ФЗ).
В судебной практике имеется следующая правовая позиция в отношении использования печати индивидуальными предпринимателями.
Одним из способов выражения воли участника гражданского оборота на приобретение гражданских прав и обязанностей является подписание документа, а также скрепление его официальным реквизитом (печатью). Печать является одним из способов идентификации юридического лица или индивидуального предпринимателя в гражданском обороте, дополнительно удостоверяя подлинность и действительность документа, а также содержащейся в нем информации. При этом нормы ГК РФ не закрепляют за индивидуальными предпринимателями обязанность по использованию в их деятельности печати. Регистрация физических лиц в качестве индивидуального предпринимателя осуществляется в соответствии с Законом N 129-ФЗ, который не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Вместе с тем индивидуальный предприниматель вправе приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности. Использование индивидуальным предпринимателем печати, где содержатся его фамилия, имя, отчество, ОГРНИП и ИНН, указывает на волеизъявление данного лица заверять документы наряду с подписью дополнительным реквизитом. Такие выводы следуют из Постановлений Арбитражного суда Поволжского округа от 21.03.2024 N Ф06-1801/2024 по делу N А57-2939/2023, от 05.07.2021 N Ф06-4668/2021 по делу N А57-30303/2019, Центрального округа от 31.08.2022 N Ф10-3390/2022 по делу N А83-15999/2020.
Использование печати является правом индивидуальных предпринимателей, воспользовавшись которым, они несут риск совершения соответствующих действий (Постановления Арбитражного суда Московского округа от 15.06.2022 N Ф05-5394/2022 по делу N А40-158177/2021, Центрального округа от 24.02.2022 N Ф10-6992/2021 по делу N А35-8496/2020).
Если индивидуальный предприниматель использует печать, то согласно обычаям делового оборота в его печати указываются его фамилия, имя, отчество, словосочетание «индивидуальный предприниматель», ИНН, ОГРНИП, местонахождение (место жительства индивидуального предпринимателя — полный адрес по месту регистрации, указанному в паспорте, либо только название региона или города) (п. 1 ст. 5 ГК РФ, ч. 1 ст. 13 Арбитражного процессуального кодекса РФ).
Следовательно, если индивидуальный предприниматель решил пользоваться печатью (как одним из способов его идентификации), она должна содержать актуальную, не вводящую в заблуждение третьих лиц информацию об индивидуальном предпринимателе, в том числе о месте его постановки на учет в качестве индивидуального предпринимателя по месту жительства. Без наличия актуальных реквизитов в печати документы не будут иметь юридической силы, то есть не будут устанавливать и подтверждать правоотношения, формировать правовые последствия (п. 18 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
В случае налогового или гражданско-правового спора печать с неактуальными сведениями может быть квалифицирована как обстоятельство, направленное на уклонение от налоговой или гражданско-правовой ответственности при ведении предпринимательской деятельности.
В случае использования печати замена прежней печати при смене места жительства индивидуальным предпринимателем является необходимым условием в целях обеспечения юридической чистоты и легитимности предпринимательской деятельности. В противном случае индивидуальный предприниматель может столкнуться с проблемами при заключении и реализации договоров, подписании документов и осуществлении других сделок в статусе индивидуального предпринимателя. Например:
— если скрепление печатью индивидуального предпринимателя сделки как дополнительное требование к письменной форме сделки установлено соглашением сторон, то в результате использования индивидуальным предпринимателем прежней печати с неактуальными сведениями могут наступить последствия несоблюдения такого требования, установленные этим соглашением, а если последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (абз. 4 п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ).
При этом проставление печати индивидуальным предпринимателем, содержащей старое наименование города (до переезда), на договорах, заключенных индивидуальным предпринимателем, не может влиять на их действительность, если они соответствуют требованиям закона. Сделка недействительна по основаниям, установленным законом, в силу признания ее таковой судом (оспоримая сделка) либо независимо от такого признания (ничтожная сделка) (п. 1 ст. 166 ГК РФ). Исчерпывающий перечень оснований для признания сделки недействительной приведен в § 2 гл. 9 ГК РФ. Одно из таких оснований — несоответствие сделки закону или иным правовым актам (п. 1 ст. 168 ГК РФ);
— у индивидуального предпринимателя на ПСН, если он после переезда приобрел патент на ведение конкретного вида деятельности в другом городе, а на печати указано наименование прежнего города. Патент действует на всей территории субъекта РФ, за исключением случаев, когда законом субъекта РФ определена территория действия патентов в соответствии с пп. 1.1 п. 8 ст. 346.43 НК РФ. В патенте должно содержаться указание на территорию его действия (п. 1 ст. 346.45 НК РФ). К примеру, индивидуальный предприниматель после переезда приобрел патент на предоставление услуг по производству монтажных, электромонтажных, санитарно-технических и сварочных работ (пп. 13 п. 2 ст. 346.43 НК РФ), а в договоре и акте об оказании таких услуг проставляет прежнюю печать с указанием города, на территории которого патент не действует. В этом случае у заказчика может возникнуть спор с налоговым органом в части признания таких затрат для целей налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ);
— проблемы с вычетами НДС у контрагентов в случае проставления прежней печати индивидуального предпринимателя на счетах-фактурах, выставляемых в их адрес. Печать не является обязательным реквизитом счета-фактуры (в том числе авансовом, корректировочном), но может быть ее дополнительным реквизитом. В строке 2а формы счета-фактуры (в том числе корректировочного) указывается место жительства продавца — индивидуального предпринимателя, указанное в ЕГРИП. Ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать, в частности, продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Указание на прежней печати города, не совпадающего с местом постановки на учет индивидуального предпринимателя, не является самостоятельным основанием для признания счета-фактуры (в том числе корректировочного), составленным с нарушением установленного порядка, при условии возможности идентификации продавца — индивидуального предпринимателя на основании иных реквизитов счета-фактуры (п. п. 1, 2, 5, 5.1, 5.2, 8 ст. 169 НК РФ, пп. «г» п. 1, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, пп. «д» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137);
— проблемы с признанием расходов для целей налогообложения прибыли у контрагентов на основании первичных учетных документов, заверенных прежней печатью с неактуальными данными.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются, в частности, затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как отмечено выше, печать индивидуального предпринимателя с актуальными реквизитами (при ее наличии и применении) — один из способов его идентификации в гражданском обороте. Однако исходя из презумпции добросовестности участников гражданских правоотношений и добросовестности налогоплательщиков, по нашему мнению, факт применения неактуальной печати не может рассматриваться в качестве самостоятельного основания для отказа в признании контрагентами расходов, если налоговым органом не доказано, что сведения, содержащиеся в первичных учетных документах, заверенных прежней печатью, неполны, недостоверны и (или) противоречивы (п. 5 ст. 10 ГК РФ, п. 6 ст. 108 НК РФ, п. 1 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»).
Учитывая перечисленные потенциальные риски для контрагентов при использовании печати с указанием города, не совпадающего с местом постановки на учет индивидуального предпринимателя, рекомендуем индивидуальному предпринимателю использовать новую печать, соответствующую обновленным данным о его месте постановки на учет, и уведомить об этом контрагентов.
Е.В. Орлова
Начальник отдела аудита
ООО «ПАРТИ»
16.10.2025
Документ в СПС КонсультантПлюс: ИП использует печать, на которой в числе прочих реквизитов указано наименование города. После переезда и постановки на учет в другом городе он продолжает пользоваться прежней печатью. Вправе ли он это делать?
