Документ предоставлен КонсультантПлюс
- Как внедрить систему электронного документооборота без полугодового обучения сотрудников?
- Почему одни компании выбирают универсальные решения, а другие — узкоспециализированные?
- Стоит ли доверять искусственному интеллекту обработку конфиденциальных данных?
Эти вопросы все чаще задают руководители, стремящиеся оптимизировать бизнес-процессы. Мы попросили ответить на них, а заодно рассказать, что представляет из себя современный рынок ЭДО-решений и что ждет его в ближайшие годы.
Рынок электронного документооборота (ЭДО) до сих пор переживает трансформацию: если раньше ключевым критерием была «цифровизация ради цифровизации», то сегодня компании ждут от систем гибкости, скорости и адаптивности под конкретные задачи. Рост рынка, по оценкам многих экспертов, превышает 15% в год, а его драйверы — искусственный интеллект, отраслевая специализация и интеграция сервисов в единые экосистемы. Разберемся, как эти тренды влияют на выбор решений.
Технологии ИИ, которые «оживляют» документы
Искусственный интеллект перестал быть экзотикой: большой % внедряющих ЭДО компаний используют ИИ-инструменты для обработки документов. Если раньше системы документооборота лишь хранили и передавали файлы, то теперь они учатся предугадывать действия пользователей, находить ошибки и даже давать рекомендации. Вот основные функции, которые обеспечивают технологии искусственного интеллекта:
Автоматическая классификация — алгоритмы распознают тип документа и распределяют их по папкам или маршрутам. Алгоритмы машинного обучения учатся на исторических данных, чтобы прогнозировать сценарии. Например, система распознает, что входящий PDF — это счет-фактура, а не коммерческое предложение, и отправляет его в нужный отдел. Искусственный интеллект может и обнаружить аномалию: допустим, выявить несоответствие в накладных.
Извлечение и анализ данных — NLP (Natural Language Processing) вычленяет ключевые реквизиты: даты, суммы, ИНН, что ускоряет заполнение баз данных. Это не просто поиск ключевых слов, а определение смысла при анализе контекста. Например, можно проанализировать договор аренды на предмет скрытых условий — ИИ выделит их для юриста.
Проверка на ошибки — искусственный интеллект помогает сравнить документы с типовыми шаблонами и сигнализирует о расхождениях, рисках, может прочесть сканированные документы, рукописные заметки и даже инженерные чертежи.
Следующим шагом компании могут использовать специальные функции для распознавания печатей и рукописных подписей: ИИ проверяет их подлинность, сравнивая с эталоном в базе.
Внедрением ИИ в электронный документооборот можно добиться, прежде всего сокращения ошибок и экономии времени. Однако необходимо учитывать особенности технологии — например, если искусственный интеллект обучают на неструктурированных архивах, он может «перенять» ошибки. Поэтому нужно проводить предварительную очистку данных. Не следует забывать и о том, что подключение ИИ к существующим системам ERP или CRM требует дополнительных инвестиций в API и middleware.
Скорее всего, в ближайшее время системы ИИ научатся составлять проекты договоров, опираясь на прецеденты и пожелания сторон.
Появятся и цифровые паспорта товаров, которые сами обновляют данные о сертификации или сроке годности через интеграцию с IoT-датчиками. А технологии блокчейна позволят хранить документы децентрализовано, автоматически проверяя их подлинность.
Если вы хотите внедрить ИИ в ваш электронный документооборот, советую начать с пилотного проекта: автоматизируйте один процесс — например, обработку счетов-фактур. Помните о том, что чем качественнее архив исходных данных, тем точнее будет работать ИИ. Ваши сотрудники должны понимать, как взаимодействовать с системой и проверять ее решения.
Коробочные решения ЭДО: почему их выбирают и когда они становятся ловушкой
Коробочные решения идеальны для стандартных задач: бухгалтерской отчетности, кадрового документооборота. Для небольшой компании, у которой нет возможности содержать IT-отдел и отсутствуют специализированные требования, «коробка» подходит идеально. Например, в интернет-магазине можно внедрить типовое решение за несколько дней, подключить интеграцию с маркетплейсами и бухгалтерией — и сотрудники могут начать работать в системе практически без обучения.
Кроме того, вендоры используют базовые меры защиты документов и обеспечивают совместимость с популярными сервисами и системами, что избавляет от необходимости платить за разработку API.
При этом гибкость коробочных решений ограниченна: это критично, если в компании нестандартные процессы. «Коробки» не учитывают отраслевую специфику, стандарты и юридические тонкости. Поэтому для крупного бизнеса с комплексными процессами: холдинга с филиалами в разных регионах с многоуровневой иерархией доступа и локализацией документов, отраслей со строгим регулированием или компаний, регулярно работающих с госконтрактами, такое решение не подойдет.
Специализированные продукты ЭДО: когда отраслевая специфика стала трендом
Продукты ЭДО с адаптацией документооборота под специфические отраслевые задачи занимают сегодня чуть более трети рынка. Специализированные системы отличаются от универсальных прежде всего предустановленными шаблонами, например в строительной сфере — это шаблоны техзаданий, смет и актов КС-2/КС-3, с интеграцией с отраслевыми системами, например с САПР или 1С:Медицина, со встроенной аналитикой под запросы отрасли с проверкой соответствия регуляторным нормам.
Выбор специализированной системы сокращает сроки внедрения на 40 — 60%, ведь система уже «заточена» под отрасль. Встроенные проверки исключают нарушения стандартов. Например, в фармацевтике ЭДО не позволит подписать документ без указания серии препарата. Кроме того, отраслевые ЭДО сертифицированы под специфические требования.
Разумеется, цена отраслевой системы ЭДО может оказаться в 2 — 3 раза выше универсальной. При этом если покупателю не нужна специфика, то фактически ему придется платить за модули, которые он не будет использовать. При изменении отраслевых стандартов или законодательства повышается зависимость от вендора — ведь он должен выпустить обновление. Тем не менее для компаний в строго регулируемых отраслях, организаций с типовыми отраслевыми процессами, если скорость внедрения критична, приобретение специализированной системы — разумный вариант.
Единые платформы ЭДО: от интеграции к экосистемам
Вместо множества разрозненных систем компании все чаще выбирают единые платформы, объединяющие делопроизводство, документооборот, электронные архивы, бизнес-процессы управления проектами, сервис-деск и прочие решения, обогащенные аналитикой, с low-code разработкой, no-code гибкой настройкой, возможностями ИИ инструментов и OCR. Триггерами этого тренда, начавшегося где-то 5 — 6 лет назад, стали пандемия, связанные с ней удаленка и потребность в доступе к документам из любой точки мира, рост объема неструктурированных данных и цифровизация госуслуг — интеграция с ЕГИС, ФГИС и другими государственными системами стала обязательной для многих компаний.
Такие решения сокращают время на рутину: например, документ, созданный в CRM, автоматически попадает в ЭДО для согласования, а после подписания — в бухгалтерию. Больше не нужно пересылать файлы вручную. Становится очевидно, сколько времени занимает согласование договора, кто задерживает процесс, какие типы документов вызывают больше ошибок. Можно добавлять новые модули без замены системы. Из минусов — высокая стоимость, сложность внедрения, серьезная зависимость от вендора и ограниченная гибкость при необходимости поддержки возможности обновлений без потери разработанного функционала.
В ближайшем будущем вероятно развитие единых платформ в сторону большего использования технологий ИИ, о которых мы говорили выше, расширения low-code функций для пользователей, например гибкое формирование документов по шаблонам и настройка самих шаблонов, омниканальности доступа и повышение бесшовности взаимодействия систем.
Рынок ЭДО: куда он движется и какие продукты изменят правила игры
От автоматизации рутинных задач рынок эволюционирует к появлению интеллектуальных экосистем, где документы становятся «живыми» активами. Основные драйверы развития — цифровизация экономики при взаимодействии бизнеса с бизнесом и с государством, развитие регуляторной среды в результате усиления законодательных требований, трансграничный электронный документооборот и популярность удаленной работы: 43% сотрудников требуется доступ к документам из любой точки мира.
Не за горами появление предиктивной аналитики — система ЭДО сможет предсказать, например, вероятность задержки оплаты по контракту, анализируя историю контрагента. Привычными станут и «умные документы»: например, накладные смогут сами обновлять данные через датчики интернета вещей. Выполнение условий договора будет реализовано через смарт-контракты, автоматизируя платежи, а технология блокчейна позволит защищать документы от несанкционированного изменения. Основные же вызовы лежат в сфере безопасности — появление квантовых компьютеров полностью изменит правила игры — и регуляторики, ведь часто законы просто не успевают за технологиями.
Если фантазировать, в пределах десяти ближайших лет нас могут ждать сервисы, которые не только будут составлять за нас юридические документы, но и смогут защищать интересы сторон в суде. Появятся и договоры (например, между автономными дронами и складами), заключаемые без участия человека. Документы превратятся в динамические объекты, которые не только хранят информацию, но и влияют на бизнес-процессы. А пока я бы советовала компаниям инвестировать в платформы, сочетающие гибкость, безопасность и способность «расти» вместе с бизнесом. Выбор ЭДО теперь напоминает сбор конструктора — важно найти те модули, которые закрывают именно ваши боли как минимум в горизонте планирования компании.
Л. Тюминкина
Руководитель
направления электронного документооборота
и систем управления документами
RAMAX Group
Документ в СПС Ко
