Для ведения оптимальной, рациональной, безопасной и эффективной деятельности каждой организации необходим контроль. Без контроля нежизнеспособен бизнес. Предпринимательство существует в достаточно агрессивной бизнес-среде, выживает в ней и даже развивается, благодаря своей защитной функции, которую активирует контроль.
Система внутреннего контроля представляет собой комплекс мер, которые принимаются руководством в целях предупреждения и выявления отрицательных факторов и событий.
Внутренний контроль отличается от внешнего тем, что контролирующий субъект, в данном случае, принадлежит подконтрольной системе. Примерами могут служить ревизионная служба или служба внутреннего контроля организации, являющиеся в то же время ее структурным подразделением и подчиняющиеся тому же руководству.
Система внутреннего контроля почти всегда выходит за рамки оценки действий высшего руководства и собственников организации и направлена на контроль действий сотрудников нижнего уровня. Это одна из основных проблем внутреннего финансового контроля. Неслучайно одним из отличительных признаков эффективности системы внутреннего контроля является именно оценка уровня подчиненности субъектов контроля.
Обязательность организации и ведения внутреннего контроля впервые была отражена в Федеральном законе N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 19 (п. 1) данного Закона каждый экономический субъект обязан организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 19, п. 2). Но строгих требований и правил по внутреннему контролю законодательство не содержит. Поэтому механизм внедрения системы внутреннего контроля, порядок его осуществления, конкретные методы и процедуры, полномочия, организационная структура, оформление результатов проверки вырабатываются каждым предприятием самостоятельно с учетом специфики деятельности, отраслевых и организационных особенностей, а также требований внешней среды и раскрываются в локальном нормативном документе — внутрифирменном стандарте по проведению контроля. Это может быть положение о системе внутреннего контроля или специальный раздел в учетной политике организации. Чем подробнее прописаны порядок организации и работы службы внутреннего контроля, контрольные процедуры и объекты, тем эффективнее результат контроля.
При этом чем больше размер компании и сложнее организационная структура, тем более жесткие требования предъявляются к системам внутреннего контроля.
В экономической литературе активно обсуждаются проблемы и направления развития внутреннего контроля, его методы и инструменты, задачи и роль в принятии рациональных управленческих решений, в повышении ответственности и эффективности бизнеса.
Методы, используемые при реализации внутреннего контроля, очень разнообразны и включают следующие элементы:
— бухгалтерский финансовый учет (двойная запись, описи и документы, обобщение информации);
— бухгалтерский управленческий учет (разделение центров ответственности, рационализация затрат, анализ отклонений);
— ревизия, контроль, аудит (проверка документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил ведения учета фактов хозяйственной деятельности, инвентаризация, устный опрос, проверка и мониторинг персонала);
— теория управления.
Все перечисленные методы интегрированы в единую систему и используются в целях управления предприятием. Методы и процедуры контроля — важная часть системы контроля. Предпринимателю, работающему без оформления юридического лица и являющемуся единственным сотрудником в своей компании, не требуются особые процедуры контроля, вся ответственность за ведение бизнеса лежит на нем.
В крупных предприятиях с большим количеством работников, напротив, должны быть сформированы методы и процедуры внутреннего контроля, способствующие выполнению персоналом своей работы в соответствии с целями предприятия. При наличии функционирующей системы внутреннего контроля в несколько раз сокращается вероятность возникновения случаев мошенничества.
Среда контроля включает официальную позицию, работу представителей собственника и руководства в отношении системы внутреннего контроля, а также понимание значения такой системы. Контрольная среда влияет на сознательность сотрудников. Это основа эффективной системы внутреннего контроля, поддерживающей порядок и дисциплину.
Контрольная среда предприятия включает в себя донесение до общественности принципов честности, их поддержание и этические ценности, компетенцию сотрудников, участие собственника либо его представителей, стиль управления, организационную структуру, ответственность перед государством, кадровую политику и практику.
Система внутреннего контроля неразрывно связана с системой управления рисками, поскольку именно своевременный и регулярный контроль позволяет избежать или минимизировать воздействие многих рисков.
Процесс оценки рисков заключается в устранении их последствий и, по возможности, в заблаговременном выявлении. Риски могут быть связаны с внешними и внутренними событиями и условиями, поэтому в процессе оценки рисков, как правило, рассматриваются внутренние и внешние факторы.
К внешним факторам относятся изменения в окружении хозяйствующего субъекта, то есть макроэкономические перемены, связанные с нововведениями в нормативной среде, с изменениями конкурентного давления и т.п.
Среди внутренних факторов можно отметить: текучесть кадров (частое обновление персонала, уменьшение его опыта); внедрение новых или изменения в существующих информационных системах; быстрый рост и развитие хозяйствующего субъекта (при этом существующий внутренний контроль не справляется с увеличением объема документооборота и может увеличить риск несоблюдения новых условий работы); новые технологии (внедрение новых технологий в производственные процессы или информационные системы может изменить риск, связанный с системой внутреннего контроля); новые подходы к предпринимательству, новые виды товаров, рабочих мест, услуг (развитие новых видов деятельности, продуктов может создавать трудности для внутреннего контроля); реорганизация бизнеса, которая может сопровождаться изменениями в сокращении персонала и разделении ответственности, а также в контрольных функциях, выполняемых сотрудниками: это также может повлиять на риск, связанный с системой внутреннего контроля.
Как внешними, так и внутренними могут быть такие факторы, как: новые принципы, стандарты, положения, руководства в области бухгалтерского учета и отчетности (принятие новых или изменение действующих принципов бухгалтерского учета может повлиять на риски, связанные с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности).
При выявлении потенциальных опасностей руководство учитывает их важность, вероятность их возникновения и способы управления ими. В системе внутреннего контроля важно найти такие инструменты, которые позволят нивелировать ключевые риски организации.
Информационная система помогает сотрудникам понять задачи и обязанности, связанные с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности, а также с организацией и использованием системы внутреннего контроля. Основным компонентом системы является важность вовлечения сотрудников в процессы и увязка их действий в информационной системе с работой других сотрудников, а также функция понимания того, как довести до руководителей информацию о каких-либо исключительных ситуациях.
Важным элементом управления системой бухгалтерского учета всей структуры предприятия является график документооборота. Организацию рабочего процесса на предприятии и контроль за соблюдением требований графика документооборота (сроков сдачи первичных и сводных документов, ответственных лиц) осуществляет главный бухгалтер. Наличие и соблюдение графика документооборота рабочих процессов на предприятии подтверждает функционирование системы внутреннего контроля.
Важным аспектом организации системы внутреннего контроля любого предприятия является правильный подбор персонала. Основным элементом системы управления является персонал. Усиление надзора за кадрами, регулярное прослушивание отчетов, своевременное увольнение неавторизованных сотрудников или поощрения и вознаграждения за успех приведут к правильной и устойчивой работе системы внутреннего контроля.
Система контроля в организациях должна постоянно развиваться, совершенствоваться, гибко настраиваться на решение новых задач и приближаться к реальным потребностям, внутренним и внешним. Как бы идеально она ни была организована, со временем она перестает удовлетворять интересы деятельности предприятия, бизнеса.
Один из способов улучшить производительность системы внутреннего контроля — передать на аутсорсинг или косорсинг. С помощью аутсорсинга все функции внутреннего контроля передаются специализированной компании или внешнему консультанту, занимающемуся этой работой. Косорсинг предполагает создание системы внутреннего аудита, в которую иногда входят внешние консультанты и некоторые члены специальных компаний. Если есть доверие к внешним сторонам, передача контрольных функций таким компаниям даст хорошие результаты и создаст хорошую систему контроля организации.
В некоторых организациях эффективная работа системы внутреннего контроля часто препятствует чрезмерным процедурам контроля в организации, что делает их внедрение дорогостоящим. Во-первых, в некоторых областях эти процедуры могут быть ненужными, но в то же время отсутствовать в проблемных областях. Во-вторых, процедуры могут не соответствовать основным целям организации. Предприятие использует ограниченные методы механизации бизнес-процессов, прибегая к «ручным» процедурам, что в свою очередь приводит к потере ненужных ресурсов и потере высоких достижений. Управление организации и предприятия должно сосредоточиться на областях с высоким риском, что снизит затраты на поддержание эффективной системы контроля.
Таким образом, система внутреннего контроля — это очень сложный и чувствительный организм, включающий абсолютно все структурные подразделения компании, все сферы ее деятельности и деятельность каждого сотрудника компании, она позволяет организовать надзор за значимыми процессами и должностными лицами, которые на них влияют; определять правовые, финансовые, административные риски; выявлять нарушения и недостатки в бизнес-процессах и оперативно на них реагировать. Рационально организованная система внутреннего контроля позволит решить следующие важные задачи: обеспечение эффективности бизнеса, сохранности материальных и нематериальных активов; предотвращение и выявление мошенничества и других незаконных действий; обеспечение полноты и правильности учетной информации путем контроля достоверности и своевременности отражения фактов хозяйственной жизни в первичных документах; обеспечение своевременности подготовки финансовой отчетности. Внутренний контроль необходим и для процессов управленческого учета, без которых невозможно стратегическое планирование, принятие управленческих решений и мониторинг параметров деятельности организации. Более того, внутренний аудит обеспечивает подготовку к внешнему аудиту и позволяет руководству убедиться в том, что деятельность предприятия соответствует требованиям законодательства, стратегии развития и внутренним нормативным документам предприятия.
Другими словами, для обеспечения эффективной, безопасной и прогрессивной деятельности предприятия должны быть оснащены хорошей системой управления и гибкой системой внутреннего контроля и оценки рисков, позволяющей не только вести своевременный контроль внутри организации, но и предупредить или устранить влияние негативной среды и внешних факторов.
Предмет. Роль и задачи системы внутреннего контроля в деятельности организации.
Цели. Раскрыть особенности, выявить проблемы и определить направления развития системы внутреннего контроля организации.
Методология. Методологической основой послужили научные труды и учебная литература по теоретическим и практическим вопросам рациональной организации и осуществления системы внутреннего контроля на предприятии. В процессе исследования использовались различные методы, в том числе экономико-статистические, сравнительный анализ, системный и ситуационный подходы.
Результаты. Определены роль и задачи системы внутреннего контроля в деятельности организаций, выявлены его особенности, факторы, влияющие на организацию и ведение внутреннего контроля. Определены локальные нормативные документы — внутрифирменные стандарты по проведению контроля и их содержание. Исследованы методы, используемые при реализации внутреннего контроля. Предложены направления развития системы внутреннего контроля в современных условиях.
Область применения результатов. Результаты исследования могут быть полезны широкому кругу лиц, в область интересов которых входят вопросы управления и контроля деятельности организаций. Результаты исследования могут быть использованы в практической работе и в учебном процессе различных учебных заведений.
Выводы. Применение предложенных рекомендаций по совершенствованию системы внутреннего контроля в реальной деятельности предприятий позволит повысить эффективность и безопасность деятельности организации.
А.В. Глущенко
Профессор
Волжский политехнический
институт (филиал)
ФГБОУ ВО «Волгоградский государственный
технический университет»
Волгоград, Российская Федерация
Н.Ю. Ковалева
Студентка
Волжский политехнический
институт (филиал)
ФГБОУ ВО «Волгоградский государственный
технический университет»
Волжский, Волгоградская область,
Российская Федерация
