Законом не определен порядок отражения премий в штатном расписании. Обычно в нем указывают выплаты, входящие в месячный фонд оплаты труда, например ежемесячные премии, которые входят в зарплату и являются обязательными выплатами. Премии, которые не являются гарантированными выплатами и назначаются по решению работодателя, в штатном расписании отражать не принято. При заполнении штатного расписания по унифицированной форме премии указывают, в частности, в рублях в графах 6 — 8 «Надбавки». Если у вас своя форма, можете указывать их так же.

  1. Какие премии отражают в штатном расписании

Законом не определены порядок составления штатного расписания и требования к его содержанию. Обычно наряду со сведениями о штатной структуре в нем указывают такие выплаты, которые являются составляющими частями месячного фонда оплаты труда. Например, это ежемесячные премии, установленные работникам в соответствии с трудовыми договорами и действующей в организации системой оплаты труда. Такие премии обычно устанавливаются в фиксированном размере или в процентах от оклада (тарифной ставки), входят в заработную плату работников и являются обязательными выплатами, например, согласно положению об оплате труда. Это следует из ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135, ч. 1 ст. 191 ТК РФ, Письма Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1.

Например, в штатном расписании по унифицированной форме N Т-3 в графе 9 «Всего в месяц» отражают итоговую оплату труда за месяц с учетом в том числе премий. Это следует из содержания данной формы и Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Не принято указывать в штатном расписании премии, которые не являются гарантированными выплатами. Например, про которые в вашем положении об оплате труда сказано, что они зависят от оценки результатов труда, финансово-хозяйственных результатов и назначаются по решению работодателя (с учетом ч. 1 ст. 22, ч. 2 ст. 135, ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Их указание в штатном расписании может повлечь ошибки в расчетах при начислении работникам зарплаты за месяц, например в случае, когда в штатном расписании указан конкретный размер такой премии, но в расчетном месяце не выполнены условия, при которых она выплачивается работнику.

  1. Как прописать сведения о премиях при заполнении штатного расписания

При составлении штатного расписания по унифицированной форме N Т-3 сведения о премиях указывают в графах 6 — 8 «Надбавки». Например, в графе 6 можете указать ежемесячные премии, а в графах 7, 8 — иные доплаты и надбавки, если они полагаются. Размер премии можете указать в рублях или, например, процентах от оклада (тарифной ставки), в зависимости от того, как она установлена, в частности, вашим положением об оплате труда (ч. 2 ст. 135 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

Указывайте размер премии по одной штатной единице, даже если их несколько по одной должности. Для указания итоговой суммы оплаты труда за месяц по всем штатным единицам по конкретной должности в унифицированной форме N Т-3 есть графа 9 «Всего в месяц». Ее удобно заполнять, если выплаты, в том числе премия, указаны в рублях. Нужно суммировать выплаты в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» и графах 6 — 8 «Надбавки», а затем умножить на количество штатных единиц по должности. Такие выводы следуют из содержания формы и Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Если премия указана в процентах, то конкретный порядок заполнения графы 9 «Всего в месяц» не определен. На практике, в частности, в этой графе ставят прочерк, а в графе 10 «Примечание» указывают ссылку на внутренний документ, которым установлена премия с учетом ч. 2 ст. 135 ТК РФ, например положение об оплате труда.

Если у вас своя форма штатного расписания, можете заполнять ее таким же способом.

Если вам нужно внести изменения в штатное расписание, чтобы отразить в нем сведения о премиях, можете действовать, например, как при его изменении в связи с сокращением 0,5 ставки.

Читайте также

Форма: Приказ об утверждении перечня профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа по охране труда (с 1 сентября 2022 г.),
Форма: Приказ о проведении обучения требованиям по охране труда, проверки знания требований охраны труда работников и создании комиссии для ее проведения (с 1 сентября 2022 г.),
Форма: Приказ с 1 сентября 2022 г. об утверждении программы первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте

Документы: Готовое решение: Как отразить премии в штатном расписании,