Гибридный формат работы — форма организации труда работника, при которой сотрудник часть времени выполняет свои обязанности в офисе, а другую часть — удаленно.

Подобный формат работы существовал и раньше, однако пик своего развития получил в начале 2020 года, когда пандемия ограничила поток перемещений по городу. Компании в экстренном порядке перевели сотрудников на домашний формат и адаптировали свои бизнес-процессы под новые реалии.

Востребованность гибридного режима побудила законодателей оформить такой формат юридически, закрепив положения в ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ.

Инициатором организации гибридного режима работы может быть как работодатель, так и сотрудник. Работодатель может обосновать введение такого формата производственной необходимостью, чрезвычайной ситуацией или своим желанием сохранить баланс личной и профессиональной жизни коллег.

Работник, в свою очередь, исходит из желания совмещать работу и обучение, уход за членами семьи и детьми. В последние годы компании идут навстречу сотрудникам в целях сохранения талантов внутри организации. Важно понимать, что решение о гибридной работе является результатом согласования работника и работодателя.

Как оформить дни комбинированной работы сотрудников?

Процедура оформления зависит от специфики труда в организации.

В настоящий момент в ведущих российских компаниях наблюдаются следующие тенденции:

  1. Прописываем дни комбинированной работы

Работодатель может четко конкретизировать дни недели, когда сотрудник выполняет трудовые обязанности на стационарном рабочем месте и удаленно. Результат конкретизации будет определен в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Например: понедельник, вторник, среда — очно по месту нахождения работодателя, четверг и пятница — дистанционно.

Такой формат подойдет в том случае, когда пул обязанностей сотрудника предсказуем и работодатель может успешно оценить возложенную на работника нагрузку.

  1. Создаем графики комбинированной работы

В отличие от первого варианта, такой формат является более гибким.

Работодатель может на еженедельной основе согласовывать график по своему отделу с определением дней работы удаленно и выполнением задач из офиса.

Этот формат можно сделать официальным с еженедельным предоставлением табеля и ознакомлением с ним сотрудников.

Возможно применение неформальной процедуры, когда сотрудники указывают на корпоративном портале дни своего присутствия в офисе. Такой шаг станет полезным для взаимодействия с коллегами и организации совместных встреч.

  1. Фиксируем преимущественно удаленный формат работы

Работодатель может зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору, что сотрудник работает преимущественно в удаленном формате. При этом в случае, если присутствие сотрудника необходимо на стационарном рабочем месте, работодатель должен уведомить работника об этом за определенный период до события.

Что необходимо закрепить в локальном нормативном акте?

  1. Определите порядок коммуникации с сотрудниками в гибридном формате. Какие средства коммуникации допустимы для решения корпоративных и производственных задач?

Для компаний таким средством являются информационные системы (1С, SAP, Oracle), проектные инструменты (Jira), корпоративная электронная почта (Outlook) или обычные мессенджеры (Telegram, Skype, Slack).

Исследуйте инструменты, которые в настоящее время используются в вашей компании. Специалисты ведущих IT-компаний признаются, что используют для решения проектных задач Jira, а для коммуникации создают чаты в Telegram или Slack.

Эти инструменты необходимо указать в ЛНА, поскольку это поможет сотрудникам всегда находиться на связи и привести процессы удаленной работы к единообразию. Если сотрудники привыкли вести корпоративные встречи через Zoom, то может оказаться неожиданностью, что следующая встреча по календарю проходит в Skype.

  1. Закрепите упрощенный порядок перехода на гибридный и удаленный формат работы. При наличии форс-мажорных обстоятельств сотрудники не подписывают дополнительные документы и начинают работать в удаленном формате.

Если упрощенный порядок не закрепить в отдельном документе, то все переходы придется оформлять с помощью дополнительных соглашений к трудовому договору.

  1. Укажите, какие льготы закрепляются за сотрудниками при гибридном формате работы. Компании компенсируют сотрудникам питание, однако делают это только при нахождении в офисе. На удаленный формат компенсация может не распространяться и здесь важно уделить внимание данному вопросу.

В свою очередь востребованной является компенсация услуг Интернета и мобильной связи. Если в компании предусмотрены политики по таким вопросам, то обязательно сделайте сноски на них в акт о гибридном (удаленном) формате работы.

  1. Определите порядок работы с электронными образами документов и инструменты согласования управленческих решений. На предприятии может использоваться система электронного документооборота. В документе можно дать разрешение на использование такой системы в гибридном (удаленном) формате работы.
  2. Определите порядок выдачи ресурсов для гибридной работы и ответственных за этот процесс исполнителей. Предприятие может выдавать сотрудникам ноутбуки, мобильные телефоны, лицензии и другое оборудование для выполнения задач. Укажите, на какой срок выдается оборудование сотруднику.

Алгоритм организации гибридного формата работы для сотрудников

Этап 1. Получить заявление от сотрудника на установление гибридного формата работы. В заявлении сотрудник может обосновать причины для введения комбинированного формата и срок действия такого режима. Причины могут быть согласованы в беседе с работодателем, и перечисление их в заявлении не является обязательным шагом.

Этап 2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. График работы является неотъемлемой частью трудового договора, поэтому его изменение необходимо закрепить юридически. Вопрос об установлении согласовывается между работником и его работодателем.

В случае получения согласия со стороны работодателя оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору с учетом требований, изложенных в ст. 72 и ч. 1 ст. 100 Трудового кодекса РФ.

В дополнительном соглашении необходимо указать, что сотрудник будет осуществлять свои трудовые обязанности частично на рабочем месте в помещении работодателя, частично — дома.

Этап 3. Выпустить приказ об установлении гибкого графика работы. Приказ оформляется на основании подписанного дополнительного соглашения к трудовому договору и подписывается управомоченным лицом на предприятии. Приказ оформляется в произвольной форме и не имеет единого образца. Оформить его необходимо, поскольку приказ будет являться первичным учетным документом по данному вопросу.

Этап 4. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Какие льготы предлагают компании сотрудникам для гибридной работы?

В конце 2021 года холдинг X5 Retail начал менять систему обеспечения работы гибридных сотрудников в рамках проекта X5 Home Office. При работе из дома в удаленном формате работники могут получать необходимую технику и документы в ближайшем постамате или пункте выдачи заказов 5Post.

Российская IT-компания «РДТех» предлагает своим специалистам уникальный гибкий формат работы: удаленно, из офиса, по вечерам или по выходным. Для каждого из форматов предлагаются компенсации спортивных занятий и изучения иностранного языка. В качестве бонуса новые сотрудники получат фитнес-браслет.

Сеть магазинов «Лента» компенсирует не только мобильную связь, но и оплачивает питание для своих сотрудников. Для сотрудников в гибридном режиме доступен ноутбук для комфортной работы из дома. Для всех работников сохраняется возможность участия в корпоративном обучении, профессиональных и корпоративных праздниках, что может стать хорошей возможностью для сплочения коллектива на удаленке.

Французский ретейлер «Леруа Мерлен» завлекает потенциальных IT-специалистов широкой программой компенсаций. Так, на позиции Service Deliver Manager (менеджер сервиса) кандидатам предложат ежемесячное премирование, компенсацию профессионального обучения, в том числе на курсах английского и французского языков.

Сотрудники «Леруа Мерлен» могут питаться за счет компании как в кафе, так и с помощью доставки заказов через сервис «Яндекс.Еда». Льготы в виде мобильной связи не ограничиваются выдачей корпоративного номера: компания готова выдать сотруднику мобильный телефон. Стоит отметить и позитивную тенденцию развития «Леруа Мерлен» в сфере долгосрочной мотивации: ретейлер сообщает о возможности получить акции ADEO Group (сеть магазинов входит в холдинг).

Рекомендации работодателям:

  1. Заранее согласовывайте с сотрудником срок действия гибкого формата работы. Из-за непредсказуемости развития бизнеса сегодня имеет смысл устанавливать гибкий режим на квартал или полугодие, а затем продлевать его.

Для работодателя это будет полезной возможностью измерить продуктивность работы подчиненного и определить, действительно ли такой формат подходит для выполнения поставленных задач.

  1. Адрес стационарного и удаленного места в документах можно не указывать — это условие не является обязательным.

В свою очередь указание адреса может принести дополнительные риски в случае, если у вашей компании несколько офисов и сотрудники перемещаются по ним в случае производственной необходимости.

  1. Обязательно определите упрощенный порядок введения гибридного и удаленного формата работы. Сегодня наша жизнь непредсказуема, могут наступить обстоятельства, вынуждающие работодателя организовать комбинированный или удаленный формат работы.

В случае закрепления такого порядка и ознакомления с ним сотрудников будет достаточно выпустить приказ работодателя о переводе на удаленный формат работы со ссылкой на изданное положение.

При отсутствии такого порядка придется оформлять дополнительные соглашения к трудовому договору в масштабах всей компании.

  1. Помните про охрану труда. При осуществлении обязанностей на стационарном рабочем месте за здоровье и благополучие сотрудника отвечает работодатель.

Если сотрудник выполняет задачи удаленно, то на такие периоды работы ответственность организации не распространяется.

Елена Фтиц. Генеральный директор ООО «Кадры для Вас», www.stafforyou.ru

Технически — только положение о компенсациях и премиях, если ранее они были закреплены в дополнительном соглашении. На практике изменить можно только несущественные условия т/д, а вот изменение существенных условий, в частности оплаты труда, может привести к увольнению сотрудника, трудовой инспекции или к суду.

Ольга Антоненко. Юрист по трудовому праву, ANCOR

Гибридный формат работы, или по-другому комбинированный режим работы, а по официальному — выполнение трудовой функции дистанционно периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте, имеет свои особенности по сравнению с работой дистанционно на постоянной основе, а тем более с работой из офиса.

Как показывает практика, работодатели все чаще и чаще начали прибегать именно к гибридному формату работы, поскольку он объединяет в себе все положительные характеристики работы из дома и работы в офисе, представляя собой действительно сбалансированный вариант, удобный для обеих сторон.

В то время когда одни работодатели уже активно пользуются нововведениями трудового законодательства, другие предпочитают осторожно наблюдать со стороны и изучать все вопросы перевода работников на комбинированную работу.

Хотелось бы поставить точку в данном вопросе и окончательно разъяснить порядок действий работодателя по переходу на гибридный формат работы.

По общему правилу перевод на частично удаленную работу как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника осуществляется путем внесения изменений в трудовой договор посредством заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

Во всех случаях перевода работника на дистанционную работу в дополнительном соглашении рекомендуется отражать в том числе условия, предусмотренные ст. ст. 312.3, 312.4, 312.6, 312.7 ТК РФ.

Если компания решила переводить на данный формат работы большинство сотрудников, то имеет смысл разработать единое положение о дистанционной работе периодически, в котором более детально прописать все нюансы, регламентирующие комбинированную работу.

Если перевод на гибридный формат осуществляется в экспериментальном режиме или индивидуально, то достаточным является установление основных правил в трудовом договоре.

Итак, основные положения в трудовом договоре, которые нужно предусмотреть:

  1. Необходимо обязательно указать, что работник выполняет трудовую функцию дистанционно именно периодически, на условиях чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.
  2. Зафиксировать периоды выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте и график чередования таких периодов. Продолжительность периодов работы дистанционно или из офиса законодательством не установлена, исходя из этого работодатели могут самостоятельно выбирать, как будет исчисляться периодичность: в часах, днях, неделях или месяцах, главным условием является факт чередования. Распространенным является установление 2 — 3 рабочих дней в неделю в качестве дистанционной работы, а остальные дни — в качестве офисной работы. Условия чередования могут быть самые разнообразные, нет обязанности делать периоды работы удаленно и из офиса равными по продолжительности.
  3. Установить режим рабочего времени и времени отдыха, в противном случае согласно ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени дистанционный работник установит по своему усмотрению, и не обязательно он будет совпадать с графиком работы компании. Кроме того, стоит отметить, что время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время, поэтому во избежание рисков по оплате сверхурочной работы рекомендуем не взаимодействовать с работником по рабочим вопросам за пределами рабочего времени.
  4. Для некоторых работодателей важно наличие возможности вызова работника в офис, даже если в этот день работник работает дистанционно. Условия и порядок такого вызова также стоит отразить в трудовом договоре или в положении.
  5. Изменить условия о рабочем месте. Рекомендуем указать адреса, по которым работник будет исполнять трудовые обязанности дистанционно и из офиса. На наш взгляд, важным является фиксация как минимум субъекта исполнения трудовых обязанностей дистанционно, поскольку в противном случае работник может переместиться в район, где установлены процентная надбавка и районный коэффициент, и работодатель обязан будет применить их к заработной плате работника.
  6. Нелишним будет дополнительно отметить, что работник является дистанционным работником согласно ст. 312.1 ТК РФ и на него в период работы дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.
  7. Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя (то есть то, как будет происходить обмен документами, уведомлениями, заявлениями, приказами и т.д., в каком порядке будут подписываться удаленно документы, какие виды электронных подписей будут использоваться и т.д.) являются также важным условием трудового договора гибридного режима работы. Общие правила такого взаимодействия установлены ст. 312.3 ТК РФ, однако рекомендуем Работодателю в трудовом договоре или локальном акте установить правила, которые будут соответствовать условиям функционирования, возможностям и потребностям конкретно для данной компании.
  8. Согласно ст. 312.6 ТК РФ работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, а в случае, если работник использует свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средств защиты информации и иные средства, то работодатель выплачивает работнику за это компенсацию, а также возмещает расходы, связанные с их использованием. Соответственно, в трудовом договоре или локальном акте необходимо указать порядок, размер и сроки таких выплат. В связи с тем что на законодательном уровне не установлены правила расчета таких компенсаций, работодатели устанавливают их на свое усмотрение. На практике встречаются суммы от 100 рублей в месяц.

Некоторые работодатели до появления в Трудовом кодексе нововведений о дистанционной работе считали, что, если работник работает удаленно, не приходит в офис, то заработную плату можно платить в меньшем объеме. Однако ст. 312.5 ТК РФ закончила всякого рода споры на этот счет, указав, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы. Таким образом, при начислении и выплате дистанционным работникам заработной платы, в том числе премии, действуют общие правила, установленные работодателем в компании. То же самое касается различного рода компенсаций, надбавок, гарантий и льгот.

На практике с учетом кризиса на рынке труда работодатели стараются удержать кадры и их мотивацию, предоставляя даже дистанционным работникам максимальный пакет гарантий и обеспечивая их стимулирующими выплатами.

Д. Евтеев

Документ: Статья: Гибридность — сестра таланта (Евтеев Д.) («Трудовое право», 2022, N 3)