Разбирая на днях многолетние залежи дублетов и черновиков для отбора и формирования из них полноценного личного архива, наткнулся на любопытный текстовый материал. Несколько лет назад проект Кодекса деловой этики готовился для одной коммерческой организации. Представляется, что подобный документ может быть нелишним и сегодня и интересен документоведам при формировании собственного пакета внутренних документов фирмы в разделе «Работа с персоналом».

Предлагаю проект Кодекса деловой этики сотрудников.

Уважаемый сотрудник!

Вы становитесь (являетесь) частью сплоченного коллектива, объединенного общими целями, имеющего собственные традиции и внутреннюю культуру. Наше Общество — это коллектив единомышленников-профессионалов. В стабильности развития нашего бизнеса, в стремлении к постоянному совершенствованию Общество ориентировано на долгосрочное сотрудничество с каждым человеком, принятым в наш коллектив. Главное условие для сотрудников — работать максимально эффективно, расценивать интересы компании как свои личные, не останавливаться на достигнутом.

Наше Общество уважает индивидуальность и ценность каждого сотрудника, поощряет инициативность, направляя и одновременно обеспечивая свободную творческую деятельность. Честное отношение к делу, максимальное использование своих сил и способностей приносят сотруднику нашего Общества не только моральное удовлетворение, но и материальную выгоду, а также являются залогом процветания нашего Общества.

Мы — команда единомышленников и профессионалов. Основа нашей деловой культуры — постоянное стремление к совершенствованию.

Назначение Кодекса

Целью данного документа является описание норм поведения сотрудников, способствующих эффективному развитию Общества.

Каждый сотрудник Общества, становясь членом трудового коллектива, должен опираться в своей деятельности на корпоративные нормы и ценности, зафиксированные во внутренних нормативных документах, в частности в Кодексе деловой этики сотрудников компании.

Данный Кодекс распространяется на всех сотрудников, включая руководство.

Первичное ознакомление с Кодексом вновь принимаемых в Общество сотрудников возложено на отдел управления персоналом Общества (далее — ОУП).

Структура Общества и взаимоотношения сотрудников

Генеральный директор Общества принимает самостоятельные решения по открытию и сокращению рабочих мест. Специалист ОУП, осуществляющий от имени Общества переговоры с новым работником, знакомит каждого сотрудника при подписании трудового договора (контракта) со структурой Общества и подразделения, иерархией и полномочиями сотрудников, соответствующих их статусу.

Руководство Общества поддерживает политику открытых дверей для своих сотрудников. Руководство Общества поощряет обращение сотрудников с идеями, отзывами и любыми предложениями и проблемами.

Это означает для любого сотрудника, что его непосредственный руководитель обязан выслушать своего подчиненного и отреагировать соответствующим образом. Если непосредственный начальник не желает или не может выслушать своего подчиненного, то последний может обратиться в ОУП.

Все разногласия сотрудников решаются их непосредственным руководителем в сотрудничестве со специалистами ОУП. Недопустимо делать какой бы то ни было конфликт достоянием третьих лиц.

Наем сотрудников

Сотрудником, членом команды может стать человек, ценности которого совместимы с ценностями нашего Общества. В целях повышения эффективности отбора практикуются многоуровневые собеседования. Прием сотрудников проводится на конкурсной основе.

Сотрудник должен иметь профессиональный опыт, уровень образования, личностные качества, соответствующие требованиям должности и позволяющие ему быть успешным в работе.

Решение о приеме на работу производится руководителем подразделения, ищущим сотрудника, при согласовании с начальником ОУП и Генеральным директором.

Поиск сотрудников на вновь открываемые должности сопровождается одновременной разработкой соответствующей должностной инструкции, составленной и утвержденной по принятым в Обществе правилам.

Порядок прохождения испытательного срока

Целью испытательного срока является проверка соответствия специалиста поручаемой ему деятельности непосредственно в рабочей обстановке. Руководство Общества уверено, что испытательный срок — двусторонний процесс. Испытательный срок позволяет Обществу определить профессионализм сотрудника, а сотруднику — определить соответствие поставленных перед ним задач собственным интересам, свою способность и желание принять и поддержать корпоративную культуру Общества.

Сотрудник вместе со своим непосредственным руководителем намечают цели, прописывают план работ и планируемые результаты, которые должны быть выполнены в течение испытательного срока и на основании оценки которых принимается решение о принятии работника в качестве постоянного сотрудника в штат Общества, и согласовывают данный план в ОУП Общества.

Сотрудник пишет отчет о выполнении плана работ до окончания испытательного срока.

При положительном результате прохождения испытательного срока с сотрудником подписывается срочный контракт и, при необходимости, готовятся изменения в должностную инструкцию, где указываются конкретные измеримые цели и задачи деятельности сотрудника на конкретные сроки и/или периоды.

Обучение и повышение квалификации сотрудников

Обучение персонала всех уровней является необходимым условием развития персонала в целом и способствует укреплению конкурентного преимущества Общества.

Обучение является стимулирующим фактором для сотрудника:

— как неотъемлемый атрибут карьерного продвижения;

— как часть компенсационного пакета;

— как составляющая часть корпоративной культуры;

— как повышение профессионального рейтинга сотрудников Общества.

Организация обучения персонала находится в компетенции ОУП Общества.

Обучение персонала проводится по нескольким направлениям в зависимости от категории персонала:

— индивидуальное и групповое обучение руководителей;

— целевое обучение персонала подразделений;

— повышение квалификации специалистов;

— освоение смежных профессий, повышение разрядности рабочего персонала.

На основе заявок периодически разрабатываются программы и бюджет обучения персонала Общества.

Деловая оценка сотрудников

Целью деловой оценки является наиболее рациональное использование кадрового потенциала Общества. Оценка деятельности дает возможность руководству лучше оценивать способности сотрудника. Также деловая оценка дает сотрудникам уникальную возможность скорректировать представление о своих деловых качествах и качестве выполнения служебных обязанностей.

Все сотрудники Общества не реже одного раза в год проходят процедуру деловой оценки с целью подтверждения своего профессионализма и квалификации, а также демонстрации профессионального роста.

Механизм данной деятельности регулируется внутрикорпоративным документом — Положением о деловой оценке сотрудников Общества.

Результатом деловой оценки являются: рекомендации о возможных путях работы с зонами развития сотрудника; зачисление в кадровый резерв; повышение или понижение в должности; повышение или понижение заработной платы; пересмотр системы стимулирования и системы оплаты труда.

Вознаграждение сотрудников

Заработная плата сотрудников Общества строится на принципах соразмерности индивидуальному вкладу сотрудника в достижение целей Общества. Каждый сотрудник имеет право знать индивидуальный порядок и критерии начисления его заработной платы. Порядок начисления и размеры заработной платы не подлежат обсуждению между сотрудниками Общества.

Пересмотр вознаграждения сотрудника может быть инициирован на основании успешности деятельности сотрудника, оцениваемой по результатам его работы в течение испытательного срока, в течение срока действия трудового договора, по результатам прохождения процедуры деловой оценки.

Общество вправе дифференцировать размеры заработной платы у специалистов, занимающихся выполнением сходных работ и занимающих равные по статусу должности. Основанием для такого дифференцирования являются квалификация специалиста, успешность прохождения процедуры деловой оценки и результативность труда.

Работа с кадровым резервом Общества

Кадровый резерв является приоритетным источником заполнения должностей руководителей и специалистов. Работа с кадровым резервом находится в компетенции ОУП Общества.

ОУП Общества наряду со списком кадрового резерва представляет для утверждения Генеральному директору и руководителям подразделений Общества планы работы с кадровым резервом.

Списки кадрового резерва широкому оглашению не подлежат.

Меры поощрения и взыскания

За добросовестное выполнение должностных обязанностей и достижение конкретных, высоких результатов в работе, повышение производительности труда и качества повседневной работы, новаторство и другие достижения, способствующие эффективной производственно-хозяйственной и финансовой деятельности Общества, сотрудники поощряются в соответствии с Положением о системе стимулирования.

При условии успешной и результативной работы сотрудники могут быть дополнительно поощрены какими-либо благами социальной программы, предоставляемыми за счет средств Общества:

— дотациями на занятия в спортклубе (фитнес-центре);

— оплатой проездных расходов;

— дотацией на оплату услуг дошкольных учреждений для детей сотрудников;

— частичной или полной оплатой использования сотовой связи.

За невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей на сотрудника могут быть наложены следующие взыскания:

— замечание;

— снижение бонусной составляющей оплаты труда вплоть до полного ее снятия;

— увольнение.

Трудовые споры и прекращение трудовых отношений

Трудовые споры или иные разногласия, возникающие между сотрудником и его руководителем или другими сотрудниками, разрешаются на основании внутренних нормативных правовых документов Общества. При невозможности разрешить конфликт силами непосредственного руководителя и сотрудник, и непосредственный руководитель имеют право привлечь к разрешению конфликтной ситуации специалистов ОУП Общества.

Прекращение трудового договора возможно только на основании Трудового кодекса РФ.

Изменение Сторонами условий трудовых отношений в рамках письменного трудового договора допускается только после взаимного согласования.

Обслуживание клиента

Обслуживание клиентов — важнейшая задача Общества, поэтому сотрудники должны обеспечить любого клиента наилучшим сервисом. Предупредительное отношение к клиенту, создание наиболее благоприятных условий для него являются залогом длительных партнерских отношений.

За задержки в обслуживании клиентов, а также за некачественное или недостаточно профессиональное обслуживание ответственность несет непосредственный руководитель подразделения, которое обслуживало клиента.

Обслуживание клиента по телефону

Впечатление об Обществе складывается у клиента по первому телефонному разговору, поэтому каждый сотрудник обязан уметь грамотно общаться по телефону.

Недопустимо игнорирование телефонных звонков: после третьего сигнала звонка должен следовать ответ. Отвечая на телефонный звонок, необходимо вежливо поздороваться, произнести название Общества и представиться.

В случае если сотрудник, у которого звонит телефон, обслуживает присутствующего клиента, на телефонный звонок должен ответить сотрудник, который находится в данный момент слева от телефона (правило правой руки).

Рабочее время сотрудников

Опаздывая, вы не уважаете не только себя, но и руководство и коллег!

Для того чтобы начинать свой рабочий день вовремя (подготовить рабочее место и подготовиться самому), сотрудник должен быть на рабочем месте за 10 минут до официального времени начала рабочего дня. Появление на работе после официального начала рабочего дня является опозданием.

При невозможности прийти на работу вовремя сотрудник должен известить своего непосредственного руководителя или ОУП Общества о возникших проблемах заблаговременно либо не позже чем в течение двух часов с момента начала рабочего дня.

В условиях нарастающей конкуренции клиентов можно привлечь только безупречным сервисным обслуживанием. Опоздания на работу снижают качество предоставляемых Обществом услуг и являются грубым нарушением прав клиента.

Внешний вид сотрудников

Сотрудники представляют облик Общества для клиентов, поэтому от имиджа каждого конкретного сотрудника, его поведения на рабочем месте и работы с клиентами и партнерами Общества зависит имидж Общества и в конечном счете его коммерческий успех.

Сотрудники должны приходить на работу, имея внешний вид, соответствующий имиджу и репутации Общества.

Каждый новый сотрудник проходит инструктаж в ОУП Общества относительно принятых в Обществе традиций, касающихся одежды и внешнего вида.

Сотрудники Общества должны поддерживать деловой стиль, который создает деловой имидж Общества, поэтому руководство Общества вправе формулировать общие требования к внешнему виду своих сотрудников.

Сотрудники, явившиеся на работу в неопрятном виде или несоответствующей одежде, не допускаются к работе в этот день.

Рабочее место

Порядок, чистота, аккуратность офиса и рабочего места создают благоприятное впечатление об Обществе. Стремитесь создать наибольший комфорт для клиента, себя и сотрудников. Общество приветствует индивидуальный стиль рабочего места, если он не противоречит имиджу Общества.

На рабочем месте запрещено принятие пищи. Исключение составляют напитки: чай, кофе, вода, сок.

Недопустимо держать открыто на рабочем месте художественную литературу, журналы, газеты, не имеющие прямого отношения к служебной деятельности; одежду, посуду, косметику.

На рабочем месте запрещено играть в компьютерные и иные игры и заниматься посторонними делами, не связанными со служебными вопросами.

Документы, составляющие коммерческую тайну Общества, а также иные предметы и материалы, использование или разглашение которых сторонними лицами может привести к ущербу для Общества, не должны находиться на рабочем месте сотрудников и в доступных для посторонних людей местах.

Общество приветствует здоровый образ жизни.

Курение в ограниченные Обществом временные рамки допустимо только вне стен офиса в специально отведенных для этого местах.

Разрешено употребление только слабоалкогольных напитков, только в пятницу (окончание рабочей недели), только по окончании рабочего дня в виде фуршета. Празднование за накрытыми рабочими столами запрещено.

Ресурсы и оборудование Общества

Личные междугородные и международные звонки с телефонных номеров Общества за его счет запрещены. На произведение таких звонков необходимо получить разрешение у непосредственного руководителя. Личные междугородные телефонные разговоры могут быть рассмотрены как форма хищения у Общества.

Использование офисной техники и пользование Интернетом в личных целях без получения специального разрешения непосредственного руководителя запрещены.

Собрания и совещания

Для обеспечения оперативного обмена информацией в команде руководство Общества проводит собрания и совещания. О времени, месте и повестке дня очередного совещания, а также о составе участников руководитель, организующий совещание, оповещает участников либо лично в устной форме, либо посредством электронной почты.

Собрания и совещания собираются в соответствии с принятыми в подразделениях Общества правилами.

Сотрудники должны приходить на собрания вовремя. Сотрудники, пропускающие собрания или опаздывающие на них, могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям.

Организаторы собраний должны иметь заранее разработанный план собрания, регламент, а также предусмотреть возможность свободного обмена мнениями, а участники совещания должны заранее готовиться по его тематике. В обсуждении проблем необходимо использовать принцип конструктивной критики: при обсуждении какого-либо вопроса следует применять систему аргументации своего видения и предлагать свои варианты его решения.

Конфиденциальность

Информация является важнейшим достоянием Общества.

В Обществе запрещена передача любой информации о деятельности Общества кроме как в рамках специально разрешенных имиджевых мероприятий.

Разглашение конфиденциальной информации является нарушением условий трудового договора с сотрудником со стороны последнего и влечет за собой ответственность вплоть до увольнения.

Любая негативная информация об Обществе, распространяемая или переданная работником третьим лицам, а также информация, которая может быть однозначно интерпретирована как порочащая репутацию Общества, будет рассматриваться руководством Общества как нарушение условий трудового договора.

Дополнение и изменение настоящего Кодекса

Настоящий Кодекс будет развиваться с учетом текущих изменений внутри Общества и вне его.

Кодекс может быть дополнен и изменен решением Генерального директора.

Как видно из последнего раздела текста Кодекса, данным Обществом предусмотрен только один вариант утверждения документа — решением, т.е. распорядительным документом генерального директора.

Естественно, в процессе внедрения он должен быть дополнен приложением — листом для фиксации виз ознакомления сотрудников с документом.

А.В. Пшенко

К. и. н.,

доцент

ИАИ РГГУ

Документ:
Статья: Кодекс деловой этики сотрудников (Пшенко А.В.) («Делопроизводство», 2021, N 4)