Бухгалтеру. Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму

Документ предоставлен КонсультантПлюс

Если работник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы и не отчитался за них, эти деньги теоретически можно удержать из зарплаты сотрудника. Но зачастую, сделать это не так-то просто. Рассмотрим подробнее.

Если подотчетное лицо не вернуло деньги в срок, то этот факт надо отразить в бухгалтерском учете. При соблюдении ряда условий вы вправе удержать невозвращенную сумму из зарплаты работника. Если это не было сделано своевременно, то остается только возможность взыскания в судебном порядке.

На невозвращенную сумму нужно начислить страховые взносы. Это надо сделать на дату истечения одного месяца со дня, когда сумма должна была быть возвращена, либо на дату списания задолженности (в зависимости от того, какая дата наступила раньше).

НДФЛ следует удержать, когда становится понятно, что сумма у работника не будет ни удержана из зарплаты, ни взыскана в судебном порядке.

В бухгалтерском учете списанная сумма всегда признается прочим расходом, а в налоговом — не всегда.

1. Как отразить невозврат подотчетной суммы в бухгалтерском учете

Невозвращенными подотчетными суммами считают:

• суммы, по которым не представлен авансовый отчет в установленный срок;
• суммы, авансовый отчет по которым обоснованно не утвержден руководителем;
• неиспользованный остаток подотчетной суммы по данным утвержденного авансового отчета, который не сдан в кассу в установленный срок.

При обнаружении таких сумм сделайте следующую запись (Инструкция по применению Плана счетов):

2. Как удержать из зарплаты невозвращенные подотчетные суммы с согласия работника

Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:

• составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если этот срок нарушен, то взыскать задолженность можно в судебном порядке;
• получить согласие работника на удержание. Работник должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1). Согласие оформляется в произвольной форме. Например, подпись работника под согласием можно предусмотреть в приказе руководителя об удержании. Если согласие работника на удержание отсутствует, то взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.

Максимальный размер удержаний из заработной платы работника — 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.

В бухгалтерском учете удержание из заработной платы отразите проводкой (Инструкция по применению Плана счетов):

Если работник не возвратил подотчетную сумму, но вы удерживаете ее из его зарплаты, то вам не нужно начислять:

• НДФЛ. Поскольку сумма удерживается из зарплаты, доход у работника отсутствует (п. 1 ст. 41 НК РФ);
• страховые взносы. Ведь подотчетная сумма будет возвращена организации. А значит, нет выплат и иных вознаграждений в пользу работника, которые признаются объектом и базой для начисления страховых взносов.

В целях налогообложения прибыли при удержании подотчетных сумм из зарплаты работника у организации не возникает ни доходов, ни расходов.

3. Как списать задолженность работника по возврату подотчетных сумм, которые не удержали (не взыскали)

Обложение просроченной суммы страховыми взносами и НДФЛ, учет этой суммы в составе расходов в целях налогообложения прибыли и отражение операции по списанию в бухгалтерском учете зависят от обстоятельств ее списания (в частности, от причины списания). Наиболее распространенными причинами списания задолженности являются:

• добровольный отказ организации от удержания (взыскания), в том числе путем прощения долга работнику;
• отказ суда во взыскании подотчетной суммы с работника;
• отсутствие имущества, на которое можно было бы обратить взыскание;
• истечение срока исковой давности.

3.1. Страховые взносы на подотчетные суммы

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Начисляйте взносы на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082):

• на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);
• на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен, нужно произвести перерасчет.

3.2. НДФЛ с подотчетных сумм

НДФЛ нужно удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации, но при этом остались в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письма Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, ФНС России от 23.07.2021 N ЗГ-2-2/1090@).

Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является наиболее ранняя из дат (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610):

• дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности);
• дата принятия руководителем решения об отказе от взыскания (например, дата принятия решения о прощении долга). Аналогичный вывод в отношении прощения долга банком сделан в Письме ФНС России от 17.08.2022 N СД-4-3/10775@. Полагаем, что эти разъяснения можно отнести к прощению долга подотчетному лицу.

Удержать НДФЛ надо за счет любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Например, можно удержать НДФЛ при выплате зарплаты, нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превысила 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 25 февраля следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

3.3. Налог на прибыль при списании подотчетных сумм

В налоговом учете можно признать задолженность безнадежной и списать ее в состав внереализационных расходов, только если списание происходит по основаниям, предусмотренным п. 2 ст. 266 НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

В частности, можно учесть в составе расходов:

• задолженность, по которой есть постановление пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у должника имущества (Письма Минфина России от 09.02.2017 N 03-03-06/1/7131, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66459);
• задолженность, по которой истек срок исковой давности. По мнению Минфина России, для этого случая применяется общий срок исковой давности — три года (Письмо от 08.08.2012 N 03-03-07/37).

Нельзя учесть в составе расходов задолженность, если, например:

• организация добровольно отказалась удерживать (взыскивать) ее (в том числе путем прощения долга подотчетному лицу) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичный вывод в отношении убытков, полученных при прощении долга, сделан в Письмах ФНС России от 17.08.2022 N СД-4-3/10775@, Минфина России от 14.03.2023 N 03-03-06/1/21456. Полагаем, что эти разъяснения можно отнести к прощению долга подотчетному лицу;
• во взыскании отказано судом (Письмо Минфина России от 22.07.2016 N 03-03-06/1/42962).

Задолженность по подотчетным суммам, признанную безнадежной, включают в расходы при определении налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письма Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589, от 06.04.2016 N 03-03-06/2/19410).

Взносы, начисленные на сумму задолженности, можно учесть в целях налогообложения прибыли в любом случае — вне зависимости от того, учтена ли в целях налогообложения сама списанная задолженность (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 25.08.2023 N 03-03-06/1/81210, от 05.02.2018 N 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 N 03-03-06/1/40670).

Обратите внимание: в налоговом учете резерв по задолженности подотчетного лица создать нельзя, так как она не подпадает под определение сомнительной задолженности (п. 1 ст. 266 НК РФ).

3.4. Бухгалтерский учет при списании подотчетных сумм

1. Если вы приняли решение не удерживать (не взыскивать) невозвращенную сумму, учитываемую на счете 94, признайте ее прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99).

В бухгалтерском учете сделайте следующую запись:

2. Если вы приняли решение взыскать в судебном порядке невозвращенную сумму, учтенную на счете 94, то нужно отразить в учете на счете 73 (76) задолженность работника (бывшего работника, если он успел уволиться) по возврату подотчетной суммы. Задолженность отразите в сумме, которую считаете правильной (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Если задолженность сомнительная, то по ней нужно создать резерв по сомнительным долгам в общеустановленном порядке (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Эту задолженность нужно списать с учета, если, например, произойдет одно из следующих событий:

• суд откажет во взыскании долга;
• взыскание окажется невозможным по причине отсутствия у должника имущества или невозможности его найти;
• истечет срок исковой давности. По мнению Минфина России, для этого случая применяется общий срок исковой давности — три года (Письмо от 08.08.2012 N 03-03-07/37).

Спишите в бухгалтерском учете дебиторскую задолженность за счет средств созданного резерва или признайте прочим расходом, если резерв не создавался или средств резерва недостаточно (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 11 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Если вы списываете задолженность в связи с невозможностью ее взыскания (по причине отсутствия у должника имущества или невозможности найти должника), то учтите ее на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

В бухгалтерском учете сделайте следующие записи:

4. Какие последствия наступают, если работник не отчитался за командировку

Если работник не отчитался (не представил авансовый отчет) за командировку, то считается, что подотчетную сумму он не вернул. Последствия будут те же, что и в общем случае при невозврате работником подотчетной суммы.