Бухгалтеру. Как экономить на сотрудниках во время пандемии?

Сегодня никто не может гарантировать, что в России и в мире не поднимется вторая волна пандемии. Но еще во время первой многие компании израсходовали денежную подушку. Так что на первый план выходит поиск способов более экономичного ведения бизнеса. Один из видов затрат, подающихся снижению, — расходы на сотрудников. В этой области есть широкие возможности для оптимизации. И отнюдь не только путем сокращения штата и урезания зарплат.

Сейчас российские компании вынуждены принимать непопулярные кадровые решения — как вследствие снижения платежеспособности и снижения числа заказов из-за пандемии, так и по более традиционным причинам. Почти треть (29%), согласно исследованию Центра стратегических разработок, уже оптимизировали фонд оплаты труда: ввели удаленную работу с меньшей оплатой, сократили штат и зарплаты, перевели часть работников на контракты. 40% планируют принять такие решения в будущем. Каждая вторая компания говорит, что, вероятно, снизит численность сотрудников примерно на 13%. Каждая пятая планирует снизить зарплаты. Но вместе с тем существуют и другие способы снижения фонда заработной платы.

Перевод сотрудников на «дистанционку»

В настоящее время, пока не приняли поправки в законодательство, многие работодатели полагают выгодным сохранение дистанционного формата работы для части офисных работников. Чаще всего удаленно работать приходилось специалистам по рекламе и маркетингу (61,2%), а также информационным технологиям (58,2%). В сфере бухгалтерского учета, аудита и права такой подход практиковали 53% компаний. Заметно реже удаленно трудились в архитектурных и инжиниринговых компаниях (32%).

Онлайн-форматы оказались востребованными в бизнес-образовании — их использовали 46,4% организаций сектора для обучения и повышения квалификации сотрудников. При этом удаленное взаимодействие с клиентами применялось практически повсеместно: коммуникации по электронной почте использовали 97,3% компаний, 75,1% — общались с помощью мессенджеров, 69,4% — использовали видеосвязь, 41,2% компаний обменивались с клиентами материалами с помощью облачных хранилищ и репозиториев.

Плюсы дистанционного формата работы:

• экономия офисных расходов;
• экономия расходов на телефонию и связь;
• возможность снижения заработной платы, в случае если работники задействованы неполный рабочий день.

По общему правилу дистанционная работа обладает следующими признаками:

• нахождение работника вне места нахождения работодателя;
• нахождение работника вне места нахождения обособленного подразделения;
• взаимодействие между работником и работодателем;
• использование сети Интернет.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. В нем указываются особые условия.

Как усматривается из положений Трудового кодекса РФ о дистанционной работе, место работы дистанционного работника определяется вне места нахождения работодателя. Кроме того, в некоторых случаях работодатели предусматривают условия в отношении смешанного характера работы. Например, когда несколько дней работник проводит в офисе, а несколько дней работает дистанционно.

Также в законодательстве нет запрета на командирование дистанционных работников. Служебной командировкой признается поездка работника, совершаемая на определенный срок по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 57 ТК РФ место работы работника указывается в трудовом договоре. При этом из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения. Из этого следует, что поездка дистанционного работника из места, где он непосредственно трудится, до места нахождения работодателя является служебной командировкой.

У дистанционной работы существует ряд особенностей. Во-первых, предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя.

Во-вторых, существует особенность предоставления работнику документов о дистанционной работе. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Преимущества дистанционной работы

Перевод сотрудников на четырехдневную неделю

Четырехдневная неделя позволяет сэкономить на заработной плате. Такая мера коснулась сотрудников «Сибура», ОАО «РЖД» и ряда других компаний. Суть экономии достаточно проста, поскольку в этом случае работодатель выплачивает заработную плату пропорционально отработанному времени. Сокращенное рабочее время работодатель вводит в связи с кризисными явлениями, в связи с коронавирусной инфекцией, что позволяет получить благоприятный экономический эффект и не увольнять работников.

Пример. ОАО «Российские железные дороги» («РЖД») из-за ситуации с распространением коронавируса рассматривает возможность перехода на режим неполного рабочего времени.

В письме членам правления глава «РЖД» объясняет необходимость таких мер трудностями, с которыми столкнулась железнодорожная отрасль на фоне экономического спада в I квартале 2020 года: падение погрузки более чем на 5%, грузооборота — на 5,9%, а пассажирских перевозок — почти на 40%. Все это приводит к снижению источников финансирования инвестиционной программы компании и «разрыву финансовых потоков обеспечения операционной деятельности».

В связи с этим крайне важно как обеспечить социальную стабильность в трудовых коллективах, так и сохранить высокий кадровый потенциал работников компании.

Сокращенная продолжительность рабочего времени подразделяется на несколько видов:

1) неполный рабочий день (смена). При таком режиме сокращается продолжительность работы за день (смену). Например, работник в смену вместо восьми часов трудится шесть, но количество рабочих дней остается такое же, как и при восьмичасовом рабочем дне;

2) неполная рабочая неделя. При таком режиме сокращается количество рабочих дней при неизменной продолжительности рабочего дня (смены). Например, работник трудился пять дней в неделю по восемь часов, а после установления неполной рабочей недели будет работать только три дня;

3) смешанный режим. Для того чтобы установить сокращенное рабочее время, необходимо определить:

• категории работников, имеющих право на сокращенное рабочее время;
• период, на который вводится сокращенное рабочее время.

Документальным основанием для введения сокращенного рабочего времени будет являться приказ. В некоторых случаях для работников прямо предусмотрено право на сокращенное рабочее время. Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается для работников:

• в возрасте до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
• в возрасте от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю;
• являющихся инвалидами I или II группы — не более 35 часов в неделю;
• рабочие места которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным 3-й или 4-й степени или опасным — не более 36 часов в неделю.

И естественно, проще всего перевести на неполную рабочую неделю тех сотрудников, которые и так не должны работать полное время. Например, в кафе можно взять студентов.

Установление сокращенного рабочего времени

Неполную рабочую неделю необходимо отличать от неполного рабочего дня. Действительно, в некоторых случаях достаточно просто сократить рабочие часы, особенно если речь идет о работе в летнее время, когда по практике у многих компаний работы меньше. У других же (например, в сфере туризма), наоборот, работы прибавляется, а вот осенний период повлечет снижение спроса.

Для некоторых сотрудников прямо предусмотрен неполный рабочий день. Так, согласно ст. 350 ТК РФ для медицинских работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 39 часов в неделю. В зависимости от должности и (или) специальности продолжительность рабочего времени медицинских работников определяется Правительством РФ.

Неполное рабочее время может быть установлено в виде:

• неполного рабочего дня (например, не восьмичасового, а шестичасового);
• неполной рабочей недели (например, с работой по восемь часов в день, но три дня в неделю вместо пяти);
• смешанного режима неполного рабочего времени (например, с работой по четыре часа в день вместо восьми и три дня в неделю вместо пяти).

Работа в режиме гибкого рабочего времени

В кризисное время работодатели часто переводят работников на режим гибкого рабочего времени. Такой перевод также осуществляется на основании согласия работника.

Гибкий график может быть так называемой уловкой работодателей, когда работник работает в режиме гибкого рабочего времени, но при этом работодатель может злоупотреблять этим, особенно если гибкий режим совмещается с дистанционной работой.

Гибкий график работы — это форма рабочего времени, при которой по соглашению сторон устанавливаются определенные временные рамки, в течение которых допускается регулирование работником своего рабочего времени. Такой график может устанавливаться как для подразделений, так и для отдельных сотрудников.

Режим гибкого рабочего времени предусматривает скользящий график работы, который устанавливается по взаимному согласию работника и работодателя при приеме на работу либо в течение всей трудовой деятельности.

Отличие гибкого режима от фиксированного времени

Данный режим может быть установлен как на определенный срок, так и на неопределенный, оформляется распорядительным документом работодателя. Режим гибкого рабочего времени чаще всего применим в случаях, когда использование обычных графиков малоэффективно или невозможно.

Нецелесообразным является применение режима гибкого рабочего времени в случаях непрерывного производства, трехсменных графиков работы, а также при видах производства с особыми правилами техники безопасности.

Продолжительность основных составляющих частей гибкого режима рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка организации. Учетным периодом могут считаться неделя, месяц, квартал и другие варианты режимов, которые более удобны для работника и организации. Считается, что работа в режиме гибкого рабочего времени способствует повышению производительности труда.

Основными признаками режимов являются скользящие (гибкие) графики работы. Они устанавливаются по соглашению между работодателем и работником как при приеме на работу, так и в период трудовой деятельности работника. Введение гибкого рабочего времени оформляется приказом работодателя и не изменяет нормирования и оплаты труда, порядка предоставления установленных законодательством льгот и преимуществ. Учет рабочего времени, соответственно, ведется путем суммированного учета.

Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени, с тем чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Снижение премирования и оплаты труда

Снижение оплаты труда представляется для многих компаний наиболее простым вариантом экономии на сотрудниках. При этом многие работодатели забывают согласовать снижение заработной платы с самими работниками. В результате такие действия работодателей вызывают достаточно много проблем, в том числе обращение работников в трудовую инспекцию, прокуратуру и суд.

Работодатель вправе изменить условия трудового договора (в том числе заработную плату) в случае, когда прежние условия труда не могут быть сохранены вследствие изменения организационных или технологических условий труда. В остальных случаях изменение условий трудового договора (в том числе зарплаты) возможно только по соглашению сторон, выраженному в письменной форме.

К числу организационных изменений могут быть, например, отнесены:

• изменения в структуре управления организации;
• внедрение определенных форм организации труда (бригадные, арендные, подрядные и др.).

В число технологических изменений условий труда, например, входят:

• внедрение новых технологий производства;
• внедрение новых машин, станков, агрегатов, механизмов;
• усовершенствование рабочих мест;
• разработка новых видов продукции;
• изменение или введение новых технических регламентов.

Вышеуказанные перечни являются открытыми и носят оценочный характер.

Снижение продаж и ухудшение финансового положения организации не могут являться причинами, позволяющими работодателю в одностороннем порядке изменить размер зарплаты.

Проще всего работодателю снизить премию. В положениях о премировании работодатели часто предусматривают возможность снижения премии в случае отсутствия экономических результатов. К тому же работодатели увольняют работников и не выплачивают премии, что также является обычной практикой. Однако прекращение трудового договора по общему смыслу закона не лишает работников права на получение соответствующего вознаграждения за труд, в том числе в части стимулирующих выплат, за фактически отработанное время.

Трудовым законодательством не установлен порядок оформления неначисления или снижения размера премии. Издание отдельного приказа не требуется. Также не предусмотрено указание в приказе о наложении дисциплинарного взыскания, факта лишения работника премии. Поэтому снизить премию возможно путем установления соответствующих положений в локальном акте.

Естественно, снижение премии тоже может повлечь судебные споры. При отсутствии доказательств наличия оснований для неначисления или снижения размера премии работник может взыскать неполученную премию в судебном порядке (Письмо Минтруда России от 14.03.2018 N 14-1/ООГ-1874).

Замена премий и компенсаций

Понятно, что в сложное время компании пытаются снизить премии и компенсации. Выгоднее всего заменить премии и выплаты другими видами компенсаций. Например, в настоящее время многие работодатели более щепетильно относятся к вопросам здоровья сотрудников. Поэтому работодатели оплачивают медицинские осмотры, проведение тестов на коронавирус. Для того чтобы проводить медосмотры, тесты, лечение сотрудников, компании заключают договоры добровольного медицинского страхования.

Договор ДМС заключается в письменной форме по правилам, установленным в страховой компании, с указанием основных условий (срок действия договора, численность и имена застрахованных лиц, виды страховых случаев и т.д.). Договор ДМС заключается в письменной (в том числе электронной) форме (п. 1 ст. 160, п. 1, 2 ст. 940 ГК РФ). Смысл договора добровольного медицинского страхования состоит в том, чтобы сэкономить на расходах на оплату труда и сохранить здоровье сотрудников.

В большинстве случаев договор ДМС считается заключенным с момента подписания текста договора. Однако он может предусматривать иное. Это означает, что возможны два варианта:

• договор может предусматривать условие, согласно которому он считается заключенным с момента его подписания (на практике этот вариант наиболее распространенный);
• договор может вступать в силу с момента уплаты первого страхового взноса (п. 1 ст. 957 ГК РФ).

Размер страховой премии (то есть платы за страхование) определяется в соответствии с установленными страховыми тарифами.

Сроки и порядок внесения страховой премии устанавливаются договором страхования. Так, договором страхования может быть предусмотрено внесение страховой премии в рассрочку. При этом следует учитывать, что договором также предусматриваются последствия неуплаты в установленный срок страховых взносов (ст. 954 ГК РФ).

Вместо выплаты премий многие работодатели приняли решение о приобретении средств защиты. Фактически компания может заключить два вида договоров:

• договор купли-продажи;
• договор поставки.

Также компания может приобрести средства защиты непосредственно в аптеке. Соответственно, в качестве подтверждающего документа будет чек. Под средствами индивидуальной защиты понимаются средства индивидуального пользования, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения.

К средствам индивидуальной защиты, бесплатно выдаваемым работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и другими неблагоприятными условиями, относятся специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты (изолирующие костюмы, средства защиты органов дыхания, средства защиты рук, средства защиты головы, средства защиты лица, средства защиты органа слуха, средства защиты глаз, предохранительные приспособления), прошедшие сертификацию или декларирование соответствия.

Такие альтернативные варианты позволяют переориентировать финансовые потоки организации. Но какие бы способы снижения расходов на персонал компания ни выбрала, кроме положительного экономического эффекта, могут возникнуть споры с сотрудниками.

Е. Шестакова

Генеральный директор

ООО «Актуальный менеджмент»,

докторант РАНХиГС,

кандидат юридических наук

Документ:Статья: Согласно нештатному расписанию. Как экономить на сотрудниках во время пандемии (Шестакова Е.) («Финансовая газета», 2020, N 29) {КонсультантПлюс}