новости Кто такие хронофаги и как их подчинить?

Каждый из нас легко может вспомнить занятия, ситуации, события, которые безрезультатно расходуют время. Ожидание в пробке или очереди, телефонные звонки, отвлекающие от действительно важных дел, визитеры, после ухода которых остаются раздражение и усталость... Все это - хронофаги, поглотители времени. Как их распознать и устранить из своей жизни? 

Хронофагами считаются любые проявления бесцельного использования времени. Решили в начале рабочего дня на минутку заглянуть в социальную сеть, провели там полтора часа, а потом не успели решить важные вопросы? Поехали на деловую встречу, застряли в пробке и опоздали? Теперь вы точно знаете, как действует хронофаг и к каким последствиям это приводит.

Впрочем, поглотители времени крадут больше, чем драгоценные часы. Они забирают у человека возможности, которые тот не успевает реализовать, и жизненную энергию на достижение целей. Когда половина выходного тратится на просмотр телесериалов, не остается сил на то, чтобы погулять в парке с семьей или друзьями. А когда суета и авралы становятся нормой рабочего процесса, не получается искать решения для его улучшения. Как же уберечь свое время от хронофагов?

Как обнаружить поглотителя времени?

Первый признак присутствия хронофага - дело, которым занят человек, не соответствует его целям. А значит, чтобы распознать поглотителя, сначала нужно определить свою настоящую цель (на ближайшие два часа, день, неделю, год). Если вам нужно сделать срочную работу, телефонный звонок родственника, желающего сию же минуту обсудить личный вопрос, окажется некстати. Если ваш приоритет - семья, которой и так уделяется недостаточно времени из-за рабочих нагрузок, погружение по вечерам в компьютерные игры тоже будет поглощать время, предназначенное для других занятий.

Второй маркер - последствия, наступающие после завершения дела. При невыполнении важной задачи результат будет отрицательным, человек не получит той пользы, на которую рассчитывал. Но если отказаться от занятия - поглотителя времени, негативных последствий не будет. И даже наоборот: во многих случаях от такого отказа можно выиграть, сохранив свои силы.

Существует несколько способов "поймать" хронофага - зафиксировать соответствующий факт.

Один из вариантов - провести хронометраж, то есть составить карту расходования своего времени в течение суток (обычно записи делаются каждые 15 минут). Частота использования такого метода зависит от особенностей конкретного человека: кому-то достаточно провести эксперимент всего один раз, а кто-то будет повторять его с периодичностью в полгода.

Другой способ не предполагает никаких записей, но регулярно анализировать собственные действия тоже придется. Приступая к какому-либо делу, задайте себе два вопроса: "Зачем вообще я это делаю?" и "Почему я это делаю именно сейчас?". Первый ответ позволит определить значимость и важность действий, укажет на бессмысленные занятия, никак не влияющие на результат. Второй ответ поможет установить оптимальное время для выполнения задачи, убедиться в том, что ее нужно решить именно сейчас, либо перенести занятие на другое время.

Как устранить хронофага?

Как ни удивительно, но каждый сам выбирает себе поглотителей времени, а потом они превращаются в привычные для нас способы поведения. Хронофагами могут быть конкретные действия, события, неправильно выстроенная система ведения дел, люди. Расскажем о каждой группе.

Действия и обстоятельства

 Хронофаги из этой группы проявляются в ситуациях, когда человек либо сознательно тратит свое время впустую (готов действовать, но вынужден ожидать), либо по собственной воле потребляет ненужную в данный момент информацию.

Ожидание, пожалуй, лучше всех иллюстрирует суть хронофага: бездействие, понимание его бессмысленности утомляет и раздражает, еще больше подчеркивая ценность потраченных часов и минут. Застряв в автомобильной пробке, вы наверняка будете жалеть, что не успели на нужную встречу, а ожидая в приемной опаздывающее начальство, точно вспомните о важных делах, которыми могли бы сейчас заняться.

Полностью избавиться от периодов ожидания вряд ли получится, но можно превратить бесполезное времяпрепровождение в полезное или приятное. К примеру, если ваш автомобиль стоит в пробке, выполните часть задач (исходящие телефонные звонки, обдумывание конкретных рабочих вопросов) уже по дороге на работу или посвятите это время отдыху и саморазвитию (прослушивание аудиокниг, любимой музыки). Главное здесь - осознанно выбрать себе занятие, начать управлять ситуацией и не позволять обстоятельствам взять верх.

Потреблять лишнюю информацию сегодня можно в самых разных формах: просматривая телевизионные программы, ленты новостей, соцсети, да и просто совершая веб-"серфинг" (бесцельный поиск информации в Сети). Внимание привлекает одна, конкретная тема, а в итоге просматриваются материалы по совершенно другим. А еще можно постоянно проверять электронную почту, личную страницу в соцсети - вдруг за полчаса появилось что-то важное и интересное?

Между тем, получая избыточную информацию, человек не приобретает, а теряет: безвозвратно уходят минуты и часы, иссякают силы. Полученные сведения никак не задействуются, ведь они не нужны для решения вопросов, которые действительно актуальны.

Победить этот хронофаг помогут ограничения. Десяти минут в день обычно достаточно для того, чтобы быть в курсе мировых событий и местных новостей (если, конечно, события не имеют к вам прямого отношения). Для работы с электронными письмами лучше выделить два-три "окна" в своем графике (в начале и конце рабочего дня, а также перед обедом или после него), причем надо не просто просматривать сообщения, а сразу разбирать их и отвечать. Для поиска в Интернете придется задать жесткие тематические рамки - погружение в информационный поток оправдано лишь тогда, когда сведения действительно будут использоваться. После того как информация найдена, рекомендуется закрыть браузер, чтобы внимание не привлекло что-то постороннее и вы не погрузились в поток бесконтрольного потребления контента. Ну а развлекательные сайты, общение в соцсетях и вовсе стоит использовать как поощрение - когда вы выполнили запланированную работу и можете отвлечься.

Система ведения дел

Данная группа поглотителей времени связана с ошибками в организации дел и планировании. Особенно наглядно эти хронофаги проявляются в рабочем процессе. Привычка одновременно браться за решение нескольких задач, затянутые совещания, спешка и авралы, борьба со следствием проблемы вместо ликвидации ее причины - все это знакомо, не правда ли? В таких ситуациях время теряется из-за того, что неправильно расставлены (либо вовсе не расставлены) приоритеты и отсутствует грамотное планирование.

В качестве примера разберем условный рабочий график директора школы, составленный на один день.

9.00 - 10.00 - отраслевое совещание у начальника городского департамента образования.

10.30 - 12.00 - работа с документами (по текущей деятельности школы).

12.00 - 13.00 - встреча с заместителями по вопросу подготовки школы к новому учебному году.

13.00 - 14.00 - обед.

14.00 - 14.30 - осмотр кабинетов и помещений школы, решение текущих вопросов (в том числе с подрядной организацией, проводящей ремонт).

15.00 - 15.30 - прием работников.

15.30 - 18.00 - работа с документами (подготовка доклада, с которым нужно выступить на следующей неделе).

На первый взгляд график вполне можно реализовать на практике, но это получится сделать лишь при крайне высокой степени организованности руководителя и концентрации внимания и сил. В расписании слишком много важных встреч и событий, требующих отдельной подготовки. К примеру, блок задач, связанных с текущей деятельностью школы (работа с документами, встреча с заместителями, осмотр кабинетов), уже может претендовать на целый рабочий день руководителя. Но в расписание внесено еще более значимое событие - отраслевое совещание. Очевидно, что оно и станет приоритетом на этот день. Таким образом, первый недочет графика - наличие в нем нескольких приоритетов и слишком большой список дел. Руководитель может не рассчитать свои силы и тогда уже к середине дня его продуктивность снизится.

Второй недочет - почти полное отсутствие "окон" в расписании (полчаса отведено на дорогу от департамента до школы и еще полчаса - передышка перед приемом работников). Такой план слишком жесткий: обычно расписывается 60 - 80% рабочего времени, а остальное отводится на решение взаимозаменяемых задач и реагирование на неожиданные обстоятельства.

Третий недочет - в графике не учтено возможное влияние хронофагов, связанных с отраслевым совещанием. Разумеется, на нем обсуждаются важные вопросы, но с точки зрения расходования времени здесь вероятны потери: подобные мероприятия, как правило, не начинаются и не заканчиваются вовремя.

Так что первоначальный график лучше сократить. Достаточно запланировать на первую половину дня отраслевое совещание и работу с документами по текущим вопросам, а во второй половине ограничиться приемом работников и подготовкой доклада. Кстати, этого расписания будет проще придерживаться даже с психологической точки зрения: работа без суеты и спешки даст лучший результат. Да и осознание того, что "сверх плана" выполнены дополнительные задачи (ответы на электронные письма, телефонные переговоры), повысит удовлетворенность от рабочего процесса.

Встречи и телефонные звонки

Третью группу хронофагов создают люди, чьи визиты и телефонные звонки отрывают от дел. Коллега буквально поймал вас за пуговицу и воодушевленно рассказывает историю, которая лично вам не интересна? Муж звонит, чтобы обсудить бытовой вопрос, в то время как вы напряженно ищете решение рабочей проблемы? Подчиненный снова и снова возвращается за пояснениями, указаниями, советами, хотя все инструкции ему выданы? В этих и подобных ситуациях поглощаются ваши ресурсы, а значит, такое поведение окружающих надо пресекать.

Установите правило в рабочее время долго не обсуждать личные вопросы и не отвечать на телефонные звонки, когда сосредоточены или погружены в обсуждение. Заведите привычку перезванивать на пропущенные вызовы (заодно можно сгруппировать все телефонные разговоры). Словоохотливого коллегу придется остановить фразой: "Жаль, что у меня сейчас нет времени. Но если вопрос срочный, вы можете изложить его, пока мы идем до кабинета (до машины и т.д.)".

А вот с настойчивым подчиненным, партнером, клиентом справиться сложнее. Ведь зачастую цель такого общения - не получить ответ на вопрос, а добиться, чтобы отвечающий потратил на это время, силы и эмоции. В таких случаях лучше сразу спросить: "Что именно вы хотите?". И выслать по электронной почте письменные разъяснения, прайс-лист или другие подготовленные клише.

Всегда ли нужно устранять?

В отношении хронофагов зачастую советуют применять жесткую меру: полностью избавиться от них (отказаться от ненужного дела, четко спланировать день, разделить рабочее и личное время, установить временные рамки для телефонных звонков и работы с электронной почтой). То есть действовать наперекор привычкам, волевыми усилиями прививая себе новые модели поведения. Это наверняка подействует в тех случаях, когда человек уже стал зависеть от поглотителей времени (скажем, чувствует дискомфорт, когда день не начинается с просмотра соцсетей).

Но можно выбрать более мягкую меру: не устранять хронофаги, а контролировать их. Например, вместо того, чтобы запретить себе заниматься веб-серфингом, дозировать эти сеансы: установить для них конкретное время и продолжительность (скажем, в пятницу - час до окончания рабочего дня). Но придется соблюдать установленные правила. Позволяя себе запланированную потерю в тот момент, когда вы устали и не способны решать важные задачи, вы одновременно лишаетесь возможности заниматься бесполезным делом в остальное - продуктивное для работы - время.

То же самое относится к планированию. Не все готовы следовать жестким рамкам графиков и расписаний. Так, творческие люди, привыкшие действовать спонтанно, плохо воспринимают поминутное планирование - оно чрезмерно ограничивает их свободу. А значит, число обязательных дел, включенных в график, им можно уменьшить. В любом случае в расписании должны быть "окна", позволяющие отвлечься, заняться второстепенными делами. Эти "окна" пригодятся и при непредвиденных происшествиях, меняющих планы: свободные часы станут резервным запасом, благодаря которому остальные пункты графика не будут вычеркнуты.

Хронофага можно превратить в помощника. Например, публичные персоны, испытывающие реальную потребность находиться в центре внимания, не в состоянии отказаться от ведения страниц в соцсетях, лайков и комментариев подписчиков. Для этих людей соцсети из хронофага превращаются в инструмент для достижения цели. Другой пример - человек, застрявший в пробке. Используя время ожидания для телефонных звонков, проверки почты или страниц в соцсетях, он подчиняет себе хронофага.

Наконец, подчинить хронофага получится, если использовать его в качестве поощрения: когда работа выполнена - можно и передохнуть. Бесцельное (но приятное) времяпрепровождение станет бонусом за достигнутый результат, маркером, указывающим на завершение рабочего процесса.

То есть подчинить хронофага, сделать так, чтобы он работал на ваши цели, а не подменял их, все же можно. Однако этот процесс придется жестко контролировать - постоянно помнить о цели каждого действия и дозировать выделяемое на него время. Ведь даже при правильном обращении хронофаг сохраняет свою сущность и в любой момент может превратиться из помощника во вредителя.

Г.А. Соколова
Эксперт журнала
"Руководитель автономного учреждения"
Статья: Кто такие хронофаги и как их подчинить? (Соколова Г.А.) ("Руководитель автономного учреждения", 2019, N 7) {КонсультантПлюс}

 






Поделиться с коллегами





  
Линия консультации